Engagement Letter adalah perjanjian tertulis yang menggambarkan hubungan bisnis yang akan dibuat oleh klien dan perusahaan. Surat tersebut merinci ruang lingkup perjanjian, syarat-syaratnya, dan biayanya. Tujuan surat perikatan adalah untuk menetapkan harapan kedua belah pihak dalam perjanjian.
Bagaimana Engagement Letter Bekerja
Engagement Letter memiliki tujuan yang sama dengan kontrak antara dua pihak. Namun, formatnya kurang formal dibandingkan kontrak dan umumnya menghindari jargon hukum.
Surat tersebut dimaksudkan untuk menjelaskan secara singkat namun akurat tentang layanan yang akan diberikan, syarat dan ketentuannya, batas waktu atau tenggat waktu, dan kompensasinya. Engagement Letter merupakan dokumen yang sah dan mengikat dalam suatu kesepakatan bisnis.
Surat perikatan juga berfungsi untuk membatasi ruang lingkup layanan perusahaan. Misalnya, ketika seseorang atau suatu bisnis mendapatkan jasa pengacara, surat tersebut mungkin menjelaskan tujuan spesifik atau bidang keahlian di mana jasa mereka dapat digunakan. Seorang kontraktor yang menyewa seorang pengacara untuk merencanakan pembelian tanah tidak dapat menghubungi pengacara tersebut untuk meminta nasihat tentang perceraiannya. Engagement Letter tidak akan menyatakan fakta itu secara blak-blakan, tetapi maknanya akan jelas.
Keuntungan Engagement Letter
Menetapkan ekspektasi itu penting. Klien mendapat kepastian karena mengetahui kapan suatu layanan akan selesai, dan berapa biayanya. Surat tersebut juga menjelaskan jika ada biaya lain yang tidak tercakup dalam perjanjian, seperti perangkat lunak yang diperlukan yang harus dibeli secara terpisah oleh klien.
Bisnis telah menetapkan batasan pada pekerjaan yang diharapkan dapat dilakukan. Hal ini dimaksudkan untuk mencegah “scope creep”, sesuatu yang ditakuti oleh setiap akuntan pajak dan pengacara. Surat tersebut juga dapat menyebutkan layanan-layanan yang berada di luar perjanjian saat ini namun dapat ditambahkan di masa depan sesuai kebutuhan, dengan perkiraan biaya penambahan tersebut. Engagement Letter dapat mencakup klausul mengenai mediasi atau arbitrase yang mengikat untuk hubungan tersebut. Klausul ini memberikan panduan untuk menangani perselisihan yang timbul antara para pihak.
Pertimbangan Khusus
Jika hubungan tersebut bersifat jangka panjang, banyak perusahaan memerlukan Engagement Letter mereka untuk diperbarui dan ditandatangani kembali oleh klien setiap tahunnya. Hal ini memungkinkan terjadinya perubahan apa pun dalam hubungan bisnis dari waktu ke waktu dan memperkuat kedudukan hukum dokumen tersebut. Hal ini juga mengingatkan klien mengenai ruang lingkup perjanjian, mungkin untuk mencegah terjadinya “scope creep”.
Kesimpulan
Perusahaan yang menawarkan layanan dapat menghadapi berbagai macam masalah jika mereka tidak menetapkan batasannya dalam kontrak tertulis dan mengikat secara hukum. Engagement Letter pada dasarnya membantu melindungi perusahaan dari tuntutan hukum sambil menawarkan kejelasan kepada pelanggan mengenai layanan apa yang dapat mereka terima dan kapan. Singkatnya, kontrak ini berupaya menghindari kesalahpahaman dan pada dasarnya berfungsi sebagai alternatif yang lebih murah dan sederhana dibandingkan kontrak reguler.
