Enterprise Resource Planning (ERP) adalah platform yang digunakan perusahaan untuk mengelola dan mengintegrasikan bagian-bagian penting dari bisnis mereka. Banyak aplikasi perangkat lunak ERP sangat penting bagi perusahaan karena membantu mereka menerapkan perencanaan sumber daya dengan mengintegrasikan semua proses yang diperlukan untuk menjalankan perusahaan mereka dengan satu sistem. Sistem perangkat lunak ERP juga dapat mengintegrasikan perencanaan, pembelian inventaris, penjualan, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, dan banyak lagi.
Memahami Enterprise Resource Planning (ERP)
Anda dapat menganggap sistem Enterprise Resource Planning sebagai perekat yang menyatukan berbagai sistem komputer untuk sebuah organisasi besar. Tanpa aplikasi ERP, sistem setiap departemen akan dioptimalkan untuk tugas spesifiknya. Dengan software ERP, setiap departemen tetap memiliki sistemnya masing-masing, namun semua sistem dapat diakses melalui satu aplikasi dengan satu antarmuka.
Yang Dilakukan ERP
Aplikasi ERP juga memungkinkan berbagai departemen untuk berkomunikasi dan berbagi informasi dengan lebih mudah dengan seluruh perusahaan. Ia mengumpulkan informasi tentang aktivitas dan keadaan berbagai divisi, sehingga informasi ini tersedia bagi bagian lain, sehingga dapat digunakan secara produktif.
Aplikasi ERP dapat membantu perusahaan menjadi lebih sadar diri dengan menghubungkan informasi tentang produksi, keuangan, distribusi, dan sumber daya manusia secara bersamaan. Karena menghubungkan berbagai teknologi yang digunakan oleh setiap bagian bisnis, aplikasi ERP dapat menghilangkan duplikasi yang mahal dan teknologi yang tidak kompatibel. Prosesnya sering kali mengintegrasikan hutang dagang, sistem pengendalian stok, sistem pemantauan pesanan, dan database pelanggan ke dalam satu sistem.
Cara Kerja ERP
ERP telah berkembang selama bertahun-tahun dari model perangkat lunak tradisional yang menggunakan server klien fisik dan sistem entri manual hingga perangkat lunak berbasis cloud dengan akses jarak jauh berbasis web. Platform ini umumnya dikelola oleh perusahaan yang membuatnya, dengan perusahaan klien menyewa layanan yang disediakan oleh platform. Bisnis memilih aplikasi yang ingin mereka gunakan. Kemudian, perusahaan hosting memuat aplikasi ke server yang disewa klien, dan kedua belah pihak mulai bekerja untuk mengintegrasikan proses dan data klien ke dalam platform.
Setelah semua departemen terikat ke dalam sistem, semua data dikumpulkan di server dan langsung tersedia bagi mereka yang memiliki izin untuk menggunakannya. Laporan dapat dibuat dengan metrik, grafik, atau visual lainnya dan bantuan yang mungkin dibutuhkan klien untuk menentukan kinerja bisnis dan departemennya.
Manfaat Enterprise Resource Planning
Bisnis menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP) karena berbagai alasan, seperti perluasan, pengurangan biaya, dan peningkatan operasi. Manfaat yang dicari dan direalisasikan antar perusahaan mungkin berbeda; Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Meningkatkan Akurasi dan Produktivitas
Mengintegrasikan dan mengotomatiskan proses bisnis menghilangkan redundansi dan meningkatkan akurasi dan produktivitas. Selain itu, departemen dengan proses yang saling berhubungan dapat menyinkronkan pekerjaan untuk mencapai hasil yang lebih cepat dan lebih baik.
Meningkatkan Pelaporan
Beberapa bisnis mendapat manfaat dari pelaporan data real-time yang ditingkatkan dari satu sistem sumber. Pelaporan yang akurat dan lengkap membantu perusahaan merencanakan, menganggarkan, memperkirakan, dan mengkomunikasikan keadaan operasi secara memadai kepada organisasi dan pihak yang berkepentingan, seperti pemegang saham.
Meningkatkan Efisiensi
ERP memungkinkan bisnis dengan cepat mengakses informasi yang dibutuhkan klien, vendor, dan mitra bisnis. Hal ini berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan dan karyawan, tingkat respons yang lebih cepat, dan peningkatan tingkat akurasi. Selain itu, biaya terkait sering kali berkurang seiring dengan operasional perusahaan yang lebih efisien.
Meningkatkan Kolaborasi
Departemen lebih mampu berkolaborasi dan berbagi pengetahuan; sinergi tenaga kerja yang baru dapat meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan karena karyawan dapat lebih melihat bagaimana masing-masing kelompok fungsional berkontribusi terhadap misi dan visi perusahaan. Selain itu, tugas-tugas kasar dan manual dihilangkan, sehingga karyawan dapat mengalokasikan waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih bermakna.
Kelemahan ERP
Sistem ERP tidak selalu menghilangkan inefisiensi dalam bisnis atau meningkatkan segalanya. Perusahaan mungkin perlu memikirkan kembali cara pengorganisasiannya atau berisiko berakhir dengan teknologi yang tidak kompatibel.
Sistem ERP biasanya gagal mencapai tujuan yang mempengaruhi pemasangannya karena keengganan perusahaan untuk meninggalkan proses kerja yang lama. Beberapa perusahaan mungkin juga enggan melepaskan perangkat lunak lama yang dulunya berfungsi dengan baik. Kuncinya adalah mencegah proyek-proyek ERP dipecah menjadi proyek-proyek yang lebih kecil, yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya.
Penyedia Solusi ERP
Beberapa nama familiar adalah pemimpin dalam perangkat lunak ERP. Oracle Corp (ORCL) awalnya memasok database relasional yang terintegrasi dengan perangkat lunak ERP yang dikembangkan oleh SAP (SAP) sebelum memasuki pasar perusahaan yang lebih luas secara besar-besaran di awal tahun 2000-an.
Microsoft (MSFT) telah lama menjadi pemimpin industri, dengan banyak pelanggan yang menggunakan berbagai aplikasi perangkat lunak dari perusahaan tersebut. Seiring dengan semakin populernya solusi berbasis cloud dalam beberapa tahun terakhir, para pemimpin industri ERP tradisional telah melihat tantangan dari perusahaan-perusahaan baru seperti Bizowie dan Workwise.
Contoh ERP
Fulton & Roark
Pembuat produk perawatan pria Fulton & Roark berhasil menerapkan Enterprise Resource Planning untuk melacak inventaris dan data keuangan dengan lebih baik. Seperti banyak bisnis lainnya, perusahaan North Carolina menggunakan spreadsheet untuk melacak inventaris dan perangkat lunak akuntansi untuk mencatat data keuangan.
Seiring pertumbuhan perusahaan, prosesnya menjadi lambat. Sistem pelacakan inventaris kuno mereka tidak memperhitungkan perubahan biaya, dan perangkat lunak akuntansi tidak dapat mencatat metrik yang diperlukan untuk laporan keuangan utama. Kerusakan ini menciptakan proses manual, yang selanjutnya membahayakan waktu dan sumber daya. Untuk menghilangkan proses yang tidak perlu dan memusatkan pekerjaan, mereka memilih sistem Oracle NetSuite ERP. Dengan segera, Fulton & Rourk menjadi lebih mampu mengidentifikasi kesalahan akuntansi terkait persediaan, menghilangkan biaya dari mempekerjakan pihak ketiga untuk mengevaluasi catatan keuangan mereka, dan melaporkan posisi keuangan dengan lebih baik.
Cadbury
Cadbury, pembuat manisan global dan pembuat telur coklat Cadbury yang populer, juga berhasil menerapkan sistem ERP. Perusahaan ini memiliki ribuan sistem tetapi tidak dapat mengimbangi pertumbuhan pesatnya dan menggunakan sistem manajemen gudang yang tidak efektif. Perusahaan ini menerapkan sistem yang mengintegrasikan ribuan aplikasinya, proses standar, dan sistem manajemen gudang yang direstrukturisasi—menghancurkan silo untuk koordinasi kerja yang mulus dan terintegrasi.
Kesimpulan
Enterprise Resource Planning (ERP) mengelola dan mengintegrasikan proses bisnis melalui satu sistem. Dengan pandangan yang lebih baik, perusahaan dapat merencanakan dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik. Tanpa ERP, perusahaan cenderung beroperasi secara terpisah, dengan masing-masing departemen menggunakan sistemnya sendiri yang tidak terhubung. Sistem ERP mendorong aliran bebas komunikasi dan berbagi pengetahuan di seluruh organisasi, integrasi sistem untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi, dan meningkatkan sinergi antar tim dan departemen. Namun perpindahan ke sistem ERP akan menjadi kontraproduktif jika budaya perusahaan tidak menyesuaikan diri dengan perubahan dan perusahaan tidak mengkaji bagaimana struktur organisasinya dapat mendukungnya.
