Internal Audit

Internal Audit mengevaluasi pengendalian internal perusahaan, termasuk tata kelola perusahaan dan proses akuntansi. Jenis audit ini memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan serta membantu menjaga pelaporan keuangan dan pengumpulan data yang akurat dan tepat waktu. Auditor internal dipekerjakan oleh perusahaan yang bekerja atas nama tim manajemen mereka. Audit ini juga menyediakan manajemen dengan alat yang diperlukan untuk mencapai efisiensi operasional dengan mengidentifikasi masalah dan memperbaiki kelalaian sebelum ditemukan dalam audit eksternal.

Memahami Internal Audit

Internal Audit memainkan peran penting dalam operasi dan tata kelola perusahaan, terutama sekarang karena Undang-Undang Sarbanes-Oxley tahun 2002 mengharuskan manajer bertanggung jawab secara hukum atas keakuratan laporan keuangan perusahaan mereka. SOX juga mengharuskan pengendalian internal perusahaan didokumentasikan dan ditinjau sebagai bagian dari audit eksternalnya.

Selain memastikan bahwa perusahaan mematuhi hukum dan peraturan, Internal Audit juga memberikan tingkat manajemen risiko dan perlindungan terhadap potensi penipuan, pemborosan, atau penyalahgunaan. Hasil Internal Audit memberikan saran kepada manajemen untuk perbaikan proses saat ini yang tidak berfungsi sebagaimana mestinya, yang dapat mencakup sistem teknologi informasi serta manajemen rantai pasokan.

Internal Audit dapat dilakukan setiap hari, setiap minggu, setiap bulan, atau setiap tahun. Beberapa departemen mungkin diaudit lebih sering daripada yang lain. Misalnya, proses manufaktur dapat diaudit setiap hari untuk pengendalian mutu, sementara departemen sumber daya manusia mungkin hanya diaudit setahun sekali.

Jenis Internal Audit

Audit Kepatuhan

Perusahaan mungkin diharuskan untuk mematuhi undang-undang setempat, kebutuhan kepatuhan, peraturan pemerintah, kebijakan eksternal, atau batasan lainnya. Untuk menunjukkan kepatuhan terhadap aturan ini, perusahaan dapat menugaskan komite Internal Audit untuk meninjau, menyusun informasi yang sesuai, dan memberikan opini keseluruhan tentang status persyaratan kepatuhan.

Audit Keuangan Internal

Perusahaan publik diharuskan untuk melakukan audit keuangan eksternal pada tingkat tertentu di mana pihak ketiga yang sepenuhnya independen memberikan opini tentang catatan keuangan perusahaan. Perusahaan mungkin ingin menyelidiki lebih jauh temuan audit atau melakukan audit keuangan internal sebagai persiapan untuk audit eksternal. Banyak pengujian antara auditor internal atau eksternal yang mungkin serupa; Sifat independensi memisahkan dua jenis audit untuk audit keuangan.

Audit Lingkungan

Seiring perusahaan menjadi semakin sadar lingkungan, beberapa mengambil langkah untuk meninjau dampak bisnis terhadap planet ini. Hal ini menghasilkan Internal Audit yang mencakup bagaimana perusahaan mendapatkan bahan baku dengan aman, meminimalkan gas rumah kaca selama produksi, menggunakan metode distribusi yang ramah lingkungan, dan mengurangi konsumsi energi. Perusahaan yang memanfaatkan pelaporan tiga hal penting dapat melakukan audit lingkungan internal sebagai bagian dari pelaporan tahunan.

Audit Teknologi/TI

Audit TI mungkin memiliki tujuan yang berbeda. Internal Audit mungkin merupakan hasil dari gugatan eksternal, keluhan perusahaan, atau target untuk menjadi lebih efisien. Internal Audit yang berfokus pada teknologi meninjau kontrol, perangkat keras, perangkat lunak, keamanan, dokumentasi, dan pencadangan/pemulihan sistem. Tujuannya kemungkinan untuk menilai akurasi TI umum dan kemampuan pemrosesan.

Audit Kinerja

Internal Audit yang berfokus pada kinerja kurang memperhatikan proses dan lebih memperhatikan hasil akhir. Perusahaan kemungkinan telah menetapkan tujuan atau metrik kinerja yang mungkin terkait dengan bonus kinerja atau insentif lainnya. Akibatnya, auditor internal menilai hasil dari suatu tujuan yang mungkin tidak mudah diukur. Misalnya, suatu perusahaan mungkin ingin memperluas penggunaan pemasok yang beragam; auditor internal, yang tidak terkait dengan proses pembelian apa pun, akan bertugas menganalisis bagaimana pola pengeluaran perusahaan telah berubah sejak tujuan ini ditetapkan.

Audit Operasional

Audit operasional kemungkinan besar terjadi ketika personel kunci keluar atau ketika manajemen baru mengambil alih suatu entitas. Perusahaan mungkin ingin menilai bagaimana segala sesuatunya dilakukan dan apakah sumber daya digunakan secara lebih efisien. Selama Internal Audit operasional, auditor akan meninjau apakah staf dan proses saat ini memenuhi pernyataan misi, nilai, dan tujuan perusahaan.

Audit Konstruksi

Perusahaan pengembangan, operasi, real estat, atau konstruksi dapat melakukan audit konstruksi untuk memastikan tidak hanya pengembangan fisik bangunan yang tepat tetapi juga penagihan proyek yang tepat sepanjang umur proyek. Ini sebagian besar mencakup kepatuhan terhadap ketentuan kontrak dengan kontraktor umum, subkontraktor, atau vendor mandiri sebagaimana diperlukan. Ini mungkin juga termasuk memastikan perusahaan telah mengirimkan pembayaran yang tepat, mengumpulkan pembayaran yang tepat, dan laporan proyek internal mengenai penyelesaian proyek sudah benar.

Investigasi Khusus

Banyak audit di atas mungkin berulang dan dilakukan setiap tahun. Dalam beberapa kasus, mungkin masuk akal bagi komite Internal Audit untuk mengevaluasi keadaan khusus yang hanya akan terjadi satu kali. Ini mungkin memerlukan pengumpulan laporan tentang efisiensi penggabungan baru-baru ini, perekrutan karyawan kunci, atau keluhan dari staf. Saat memilih individu untuk audit investigasi khusus, perusahaan harus sangat berhati-hati untuk memilih anggota dengan keahlian dan independensi yang sesuai.

Internal Audit vs. Eksternal Audit

Internal Audit dan eksternal memiliki tujuan yang sama. Kedua jenis audit menganalisis aspek perusahaan untuk menentukan opini tertentu. Namun, ada banyak perbedaan antara kedua jenis audit tersebut. Dalam Internal Audit, perusahaan sering kali dapat memilih tim auditnya sendiri. Dengan demikian, tim tersebut mewakili kepentingan tim manajemen perusahaan. Ini mungkin menguntungkan untuk secara khusus menempatkan karyawan tertentu dengan pengalaman yang sangat khusus di tim tersebut. Dalam audit eksternal, perusahaan sering kali dapat memilih firma audit eksternal; namun, perusahaan sering kali tidak memiliki suara dalam menentukan karyawan tertentu yang ditempatkan pada audit eksternal mereka. Mungkin ada beberapa persyaratan terkait staf audit eksternal, tergantung pada auditnya. Misalnya, dalam audit keuangan eksternal, Akuntan Publik Bersertifikat (CPA) harus mengesahkan laporan keuangan. Dalam Internal Audit, tidak ada persyaratan bahwa setiap anggota tim audit harus menjadi CPA.

Tujuan akhir dari kedua audit tersebut adalah laporan audit; namun, laporan audit digunakan untuk alasan yang sangat berbeda. Laporan Internal Audit biasanya digunakan oleh manajemen internal untuk meningkatkan operasi, proses, atau kebijakan perusahaan. Laporan audit eksternal sering kali diperlukan untuk alasan eksternal dan lebih sering digunakan oleh anggota di luar perusahaan.

]Terakhir, sifat keterlibatan akan sangat berbeda. Selama Internal Audit, karyawan perusahaan sering kali dapat dengan bebas memberikan saran, membahas masalah yang tidak terkait dengan perusahaan, atau mungkin memiliki perjanjian konsultasi yang sangat fleksibel. Selama audit eksternal, ruang lingkup yang sangat jelas sering kali ditetapkan, dan auditor eksternal akan sering kali sangat berhati-hati untuk memastikan mereka tidak melampaui batas audit mereka.

Internal Audit

• Perusahaan biasanya dapat memilih pimpinan Internal Audit dan anggota timnya sendiri
• Anggota tim audit sering kali tidak perlu memiliki jabatan atau lisensi tertentu
• Laporan audit terutama digunakan oleh manajemen internal untuk meningkatkan operasi perusahaan
• Internal Audit mungkin kurang formal dengan struktur yang tidak jelas karena auditor memberikan arahan yang tidak formal

Audit Eksternal

• Perusahaan atau dewan biasanya dapat memilih firma audit tetapi bukan anggota tim audit
• Anggota tim audit mungkin diharuskan memiliki jabatan atau lisensi tertentu sebagai bagian dari perjanjian audit
• Laporan audit terutama digunakan oleh pihak eksternal untuk memenuhi persyaratan pelaporan
• Audit eksternal sering kali lebih formal dengan batasan yang ditentukan dan layanan yang tidak diperbolehkan

Proses Internal Audit

Auditor internal umumnya mengidentifikasi suatu departemen, mengumpulkan pemahaman tentang proses pengendalian internal saat ini, melakukan pengujian kerja lapangan, menindaklanjuti dengan staf departemen tentang masalah yang teridentifikasi, menyiapkan laporan audit resmi, meninjau laporan audit dengan manajemen, dan menindaklanjuti dengan manajemen dan dewan direksi sebagaimana diperlukan untuk memastikan rekomendasi telah dilaksanakan.

Langkah 1: Perencanaan

Sebelum prosedur audit dilakukan, auditor internal sering kali memulai dengan mengembangkan rencana audit. Ini menetapkan persyaratan audit, tujuan, garis waktu, jadwal, dan tanggung jawab di seluruh anggota tim audit. Audit dapat meninjau audit sebelumnya untuk memahami harapan manajemen untuk penyajian dan pengumpulan data.

Rencana audit sering kali memiliki daftar periksa untuk memastikan anggota tim mematuhi harapan umum. Tim Internal Audit juga dapat merencanakan terlebih dahulu untuk bertemu dengan manajemen selama audit untuk mengomunikasikan status dan kesulitan audit. Tahap perencanaan sering kali diakhiri dengan rapat awal yang meluncurkan audit dan mengomunikasikan informasi awal yang dibutuhkan.

Langkah 2: Audit

Banyak prosedur audit yang digunakan oleh Internal Audit sama dengan auditor eksternal. Beberapa perusahaan mungkin menggunakan audit berkelanjutan untuk memastikan pengawasan berkelanjutan atas praktik perusahaan. Teknik penilaian memastikan auditor internal memperoleh pemahaman penuh tentang prosedur pengendalian internal dan apakah karyawan mematuhi arahan pengendalian internal. Untuk menghindari gangguan pada alur kerja harian, auditor memulai dengan teknik penilaian tidak langsung, seperti meninjau diagram alur, manual, kebijakan pengendalian departemen, atau dokumentasi lain yang ada.

Prosedur kerja lapangan audit dapat mencakup pencocokan transaksi, penghitungan inventaris fisik, perhitungan jejak audit, dan rekonsiliasi akun sebagaimana diwajibkan oleh hukum. Teknik analisis dapat menguji data acak atau menargetkan data tertentu jika auditor yakin proses pengendalian internal perlu ditingkatkan.

Internal Audit mungkin telah dimulai dengan cakupan yang ditentukan; tetapi saat tim Internal Audit mengumpulkan dan menganalisis informasi, mungkin perlu untuk mendefinisikan ulang tujuan dan cakupan audit. Ini termasuk mengevaluasi ulang jadwal awal atau sumber daya yang dialokasikan untuk audit.

Langkah 3: Pelaporan

Pelaporan Internal Audit mencakup laporan formal dan dapat mencakup laporan sementara pendahuluan atau laporan sementara bergaya memo. Laporan interim biasanya mencakup hasil yang sensitif atau signifikan yang menurut auditor perlu segera diketahui oleh dewan direksi. Mirip dengan laporan keuangan interim, audit interim mengomunikasikan sebagian informasi yang berguna untuk menyiapkan bagian yang tersisa.

Sering kali, perusahaan dapat menyampaikan draf salinan laporan audit akhir dan menyelenggarakan rapat Internal Audit pra-penutupan dengan manajemen. Hal ini memungkinkan manajemen untuk memberikan bantahan, informasi tambahan yang dapat mengubah temuan, atau memberikan komentar atas umpan balik mereka terkait temuan audit.

Laporan akhir mencakup ringkasan prosedur dan teknik yang digunakan untuk menyelesaikan audit, deskripsi temuan audit, dan saran untuk perbaikan pengendalian internal dan prosedur pengendalian. Laporan akhir juga dapat mengomunikasikan langkah selanjutnya dalam hal perubahan yang akan diterapkan, proses pemantauan di masa mendatang, dan tinjauan di masa mendatang.

Langkah 4: Pemantauan

Setelah jangka waktu tertentu, Internal Audit dapat meminta langkah tindak lanjut untuk memastikan perubahan audit pasca-penutupan yang tepat telah diterapkan. Rincian dan proses untuk langkah pemantauan dan tinjauan ini sering kali disetujui pada saat penyerahan audit akhir. Misalnya, audit keuangan internal mungkin menemukan kekurangan pengendalian internal yang serius yang menurut auditor internal tidak akan lolos audit keuangan eksternal. Manajemen setuju untuk menerapkan perubahan dalam enam minggu ke depan. Setelah enam minggu, auditor internal mungkin ditugaskan untuk menerapkan tinjauan terbatas atau berskala kecil terhadap kekurangan tersebut untuk melihat apakah masalah tersebut masih ada.

Laporan Internal Audit: 5 C

Laporan Internal Audit sering kali dikenal karena mematuhi persyaratan pelaporan 5 C. Internal Audit yang lengkap dan memadai sering kali diakhiri dengan laporan ringkasan yang mengomunikasikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Kriteria: Masalah khusus apa yang diidentifikasi, dan mengapa Internal Audit diperlukan? Apakah Internal Audit merupakan persiapan untuk audit eksternal di masa mendatang? Siapa yang meminta audit, dan mengapa pihak ini meminta audit?
2. Kondisi: Bagaimana masalah tersebut terkait dengan target atau harapan perusahaan? Apakah perusahaan memiliki kebijakan yang dilanggar, tolok ukur yang tidak terpenuhi, atau kondisi lain yang tidak terpenuhi? Apakah perusahaan yakin tidak ada masalah, atau apakah mereka yakin ada masalah yang sedang dihadapi?
3. Penyebab: Mengapa masalah tersebut muncul? Siapa yang terlibat, proses apa yang dilanggar, dan bagaimana masalah tersebut dapat dihindari?
4. Konsekuensi: Apa hasil dari masalah tersebut? Apakah masalah terbatas pada masalah internal, atau ada risiko konsekuensi eksternal? Apa implikasi finansial dari masalah tersebut?
5. Tindakan Korektif: Apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk memperbaiki masalah tersebut? Langkah spesifik apa yang akan diambil manajemen untuk menyelesaikan masalah, dan jenis pemantauan atau peninjauan apa yang akan dilakukan setelah solusi diterapkan untuk memastikan perbaikan telah dilaksanakan?

Pentingnya Internal Audit

Beberapa orang mungkin menganggap Internal Audit tidak seberharga audit eksternal. Bagaimanapun, perusahaan dapat memilih sendiri Internal Auditnya yang tidak memiliki independensi penuh dari perusahaan. Namun, ada banyak cara Internal Audit memberikan nilai bagi perusahaan dan pihak eksternal:

• Manajemen dapat lebih efisien tentang apa yang harus dieksplorasi. Misalnya, sementara audit keuangan eksternal harus menguji seluruh sistem keuangan, perusahaan mungkin khawatir tentang apakah proses pengelolaan kas dikelola secara curang; oleh karena itu, manajemen dapat memilih untuk meminta semua prosedur audit menganalisis proses kas.
• Internal Audit dapat menghemat uang perusahaan. Jika proses perusahaan sangat kuat, proses audit eksternal mungkin tidak terlalu intensif, sehingga mengurangi biaya audit eksternal dan waktu yang dihabiskan untuk mendukung auditor eksternal.
• Perusahaan meningkatkan lingkungan pengendaliannya. Bahkan jika Internal Audit tidak menghasilkan temuan apa pun, karyawan mungkin menyadari bahwa pekerjaan mereka dianalisis dan dilaporkan, sehingga memotivasi kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Internal Audit dapat membuat perusahaan lebih efisien. Audit eksternal sering kali tidak dimaksudkan untuk membuat proses menjadi lebih baik; audit eksternal dimaksudkan untuk meninjau apakah proses tersebut akurat. Perbedaan ini penting karena perusahaan mungkin “bertahan hidup” dengan proses yang tidak efisien yang memenuhi persyaratan yang sangat minimum.
• Laporan Internal Audit memberi manajemen awal untuk melakukan perbaikan. Daripada harus berebut ketika audit eksternal menemukan kekurangan, manajemen dapat membutuhkan waktu lebih lama untuk memikirkan solusi, menerapkan solusi dengan hati-hati, dan meninjau apakah solusi tersebut berhasil.
• Departemen tertentu mungkin memerlukan pengawasan yang lebih baik. Baik itu kurangnya keahlian, kekurangan staf, atau masalah dengan personel saat ini, perusahaan dapat memperoleh manfaat dari menargetkan area tertentu dan meninjau alur kerja dan prosesnya secara formal.

Kesimpulan

Internal Audit adalah proses yang memungkinkan perusahaan untuk memilih sendiri tim audit untuk melakukan peninjauan operasinya. Perusahaan sering kali dapat menentukan ruang lingkup Internal Audit. Selain itu, perusahaan sering kali dapat memilih hampir semua alasan untuk melakukan Internal Audit. Meskipun Internal Audit kurang berguna untuk memenuhi persyaratan pelaporan eksternal, Internal Audit memiliki nilai yang sangat besar untuk meningkatkan operasi internal serta memberi tahu manajemen tentang cara-cara agar perusahaan dapat menjadi lebih baik.