Apa itu Accounts Payable?
Accounts payable (AP) atau hutang usaha, atau “payables”, merupakan kewajiban jangka pendek perusahaan yang terutang kepada kreditor atau pemasok, yang belum dibayar. Payables muncul di neraca perusahaan sebagai kewajiban lancar.
Penggunaan “AP” yang lebih jarang digunakan, mengacu pada departemen atau divisi bisnis yang bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran yang terutang oleh perusahaan kepada pemasok dan kreditor lainnya.
Accounts payable atau hutang usaha dapat dibandingkan dengan piutang usaha (accounts receivable)
Memahami Accounts Payable (AP)
Total saldo utang usaha perusahaan pada titik waktu tertentu akan muncul di neraca di bagian kewajiban lancar. Accounts payable adalah kewajiban yang harus dilunasi dalam jangka waktu tertentu untuk menghindari gagal bayar. Di tingkat perusahaan, AP mengacu pada pembayaran jangka pendek yang jatuh tempo kepada pemasok. Payable pada dasarnya adalah IOU jangka pendek dari satu bisnis ke bisnis atau entitas lain. Pihak lain akan mencatat transaksi tersebut sebagai peningkatan pada piutang usaha dalam jumlah yang sama.
AP adalah sebuah angka penting dalam neraca perusahaan. Jika AP meningkat dari periode sebelumnya, itu berarti perusahaan membeli lebih banyak barang atau jasa secara kredit, daripada membayar tunai. Jika AP perusahaan menurun, itu berarti perusahaan membayar kewajiban periode sebelumnya lebih cepat daripada membeli barang baru secara kredit. Manajemen accounts payable sangat penting dalam mengelola arus kas bisnis.
Ketika menggunakan metode tidak langsung untuk menyiapkan laporan arus kas, kenaikan atau penurunan bersih dalam AP dari periode sebelumnya muncul di bagian atas, arus kas dari aktivitas operasi. Manajemen dapat menggunakan AP untuk memanipulasi arus kas perusahaan sampai batas tertentu. Misalnya, jika manajemen ingin meningkatkan cadangan kas untuk periode tertentu, mereka dapat memperpanjang waktu yang dibutuhkan bisnis untuk membayar semua akun yang belum dibayar di AP.
Namun, fleksibilitas untuk membayar di kemudian hari ini harus ditimbang dengan hubungan yang sedang berlangsung antara perusahaan dengan vendor. Selalu menjadi praktik bisnis yang baik untuk membayar tagihan pada tanggal jatuh tempo.
Pencatatan Accounts Payable
Pembukuan dengan sistem pencatatan ganda yang benar mengharuskan selalu ada debit dan kredit yang saling mengimbangi untuk semua entri yang dibuat ke dalam buku besar. Untuk mencatat accounts payable, akuntan mengkredit accounts payable usaha ketika tagihan atau faktur diterima. Debit offset untuk entri ini umumnya masuk ke akun pengeluaran untuk barang atau jasa yang dibeli secara kredit. Debit juga bisa ke akun aset jika barang yang dibeli adalah aset yang dapat dikapitalisasi. Ketika tagihan dibayar, akuntan mendebit accounts payable untuk mengurangi saldo kewajiban. Kredit yang mengimbangi dilakukan ke akun kas, yang juga mengurangi saldo kas.
Sebagai contoh, misalkan sebuah bisnis menerima faktur senilai $500 untuk perlengkapan kantor. Ketika departemen AP menerima faktur tersebut, departemen ini mencatat kredit $500 di accounts payableaccounts payable dan debit $500 untuk biaya perlengkapan kantor. Debit $500 ke beban perlengkapan kantor mengalir ke laporan laba rugi pada saat ini, sehingga perusahaan telah mencatat transaksi pembelian meskipun uang tunai belum dibayarkan. Hal ini sejalan dengan akuntansi akrual, di mana biaya diakui pada saat terjadinya, bukan pada saat kas berpindah tangan. Perusahaan kemudian membayar tagihan tersebut, dan akuntan memasukkan kredit sebesar $500 ke akun kas dan debit sebesar $500 ke akun utang usaha.
Sebuah perusahaan dapat memiliki banyak pembayaran terbuka yang harus dibayar kepada vendor pada satu waktu. Semua pembayaran yang belum dibayar kepada vendor dicatat dalam accounts payable. Akibatnya, jika seseorang melihat saldo accounts payable, mereka akan melihat jumlah total accounts payable kepada semua vendor dan pemberi pinjaman jangka pendek. Jumlah total ini muncul di neraca. Sebagai contoh, jika bisnis di atas juga menerima faktur untuk layanan perawatan rumput sebesar $ 50, total kedua entri di accounts payable akan sama dengan $ 550 sebelum perusahaan melunasi kewajiban tersebut.
Accounts Payable vs. Trade Payables
Meskipun beberapa orang menggunakan frasa accounts payable atau “utang usaha” dan trade payables atau “utang dagang” secara bergantian, frasa ini mengacu pada situasi yang serupa tetapi sedikit berbeda. Trade payables merupakan uang yang dimiliki perusahaan kepada vendornya untuk barang yang berhubungan dengan inventaris, seperti persediaan bisnis atau bahan yang merupakan bagian dari inventaris. Accounts payable mencakup semua kewajiban jangka pendek perusahaan.
Sebagai contoh, jika sebuah restoran berhutang kepada perusahaan makanan atau minuman, barang-barang tersebut adalah bagian dari persediaan, dan dengan demikian merupakan bagian dari trade payables. Sementara itu, kewajiban kepada perusahaan lain, seperti perusahaan yang membersihkan seragam karyawan restoran, masuk ke dalam kategori accounts payable. Kedua kategori ini termasuk dalam kategori accounts payable yang lebih luas, dan banyak perusahaan yang menggabungkan keduanya dalam istilah accounts payable.
Accounts Payable vs. Accounts Receivable
Accounts receivable (AR)/piutang usaha dan accounts payable pada dasarnya berlawanan. Accounts payable adalah uang yang dimiliki perusahaan kepada vendornya, sedangkan accounts receivable adalah uang yang dimiliki perusahaan, biasanya oleh pelanggan. Ketika satu perusahaan bertransaksi dengan perusahaan lain secara kredit, satu perusahaan akan mencatat entri ke utang usaha di pembukuan mereka, sementara perusahaan lainnya mencatat entri ke accounts receivable.