Apa itu Incumbency Certificate?
Incumbency Certificate adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh sebuah korporasi atau perusahaan terbatas (LLC) yang mencantumkan nama-nama direktur, pejabat, dan beberapa pemegang saham utama. Dokumen ini paling sering digunakan untuk mengonfirmasi identitas individu yang berwenang untuk melakukan transaksi yang mengikat secara hukum atas nama perusahaan.
Informasi yang Dibutuhkan
Incumbency Certificate umumnya memberikan informasi yang relevan tentang direktur, pejabat, dan pemegang saham utama perusahaan. Dokumen ini dilengkapi dengan segel perusahaan dan dinotariskan oleh pejabat notaris. Incumbency Certificate diterbitkan oleh pejabat yang bertanggung jawab atas penyimpanan catatan perusahaan, biasanya sekretaris perusahaan. Incumbency Certificate merupakan tindakan resmi perusahaan, dan pihak ketiga dapat dengan wajar mengandalkan keakuratannya.
Menggunakan Incumbency Certificate
Siapa pun yang terlibat dalam transaksi dengan sebuah perusahaan yang perlu mengonfirmasi posisi yang disebutkan dari seorang pejabat di dalamnya dapat meminta Incumbency Certificate. Praktik ini memastikan bahwa orang yang mengklaim sebagai tanda tangan yang sah dari sebuah perusahaan diizinkan untuk melakukan transaksi bisnis.
Sebuah lembaga keuangan dapat meminta Incumbency Certificate ketika sebuah perusahaan mengajukan permohonan untuk membuka rekening bank atau memulai transaksi besar. Incumbency Certificate dapat dipesan oleh seorang pengacara atau siapa saja yang ingin mengonfirmasi keabsahan dan posisi yang disebutkan dari seorang direktur atau pejabat dalam perusahaan tersebut. Demikian pula, sebuah Incumbency Certificate resmi menentukan siapa yang dapat secara sah mengikat perusahaan dalam perjanjian kontraktual.
Contoh dari Incumbency Certificate
Meskipun dapat mengambil berbagai bentuk, Incumbency Certificate yang khas akan terlihat mirip dengan yang berikut ini:
INCUMBENCY CERTIFICATE
Yang bertanda tangan di bawah ini, Sekretaris/Asisten Sekretaris dari __________________________, sebuah perusahaan __________________ (selanjutnya disebut “Perusahaan”), dengan ini menyatakan sebagai berikut:
Bahwa dia adalah Sekretaris/Asisten Sekretaris yang dipilih, memenuhi syarat, dan sedang menjabat di Perusahaan, serta bertanggung jawab untuk menjaga catatan, risalah, dan segel Perusahaan.
Bahwa berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan, yang telah diubah, orang yang disebutkan di bawah ini telah ditunjuk dan diangkat ke jabatan yang tertera di bawah ini, dan orang tersebut masih memegang jabatan tersebut saat ini, dan tanda tangan yang tercantum di samping nama mereka adalah tanda tangan yang sah.
NAMA, TANDA TANGAN, dan JABATAN
__________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________ __________________________
3. Bahwa berdasarkan Anggaran Dasar Perusahaan, sebagaimana telah diubah, dan resolusi tertentu yang diadopsi oleh Dewan Direksi Perusahaan, orang yang ditunjuk untuk menjabat pada posisi yang disebutkan di atas diberikan wewenang yang cukup untuk bertindak atas nama dan mengikat Perusahaan terkait transaksi yang melibatkan penyewaan peralatan, termasuk namun tidak terbatas pada penjualan dan penyewaan kembali peralatan tersebut, dan bahwa tanda tangan oleh orang tersebut pada dokumen yang terkait dengan transaksi tersebut, termasuk namun tidak terbatas pada Perjanjian Sewa Utama dan Jadwal Peralatan yang terkait, merupakan kewajiban yang sah dan dapat dilaksanakan dari Perusahaan.
4. Bahwa sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan, sebagaimana telah diubah, yang bertanda tangan di bawah ini memiliki kekuasaan dan wewenang untuk menandatangani sertifikat ini atas nama Perusahaan dan bahwa dia telah menandatangani sertifikat ini serta menempelkan segel Perusahaan pada hari __________ bulan __________, 20____
Tanda Tangan: ______________________________________
(SEAL) Nama: ______________________________________
Jabatan: __________________________________________
