Apa itu Invoice?
Sebuah Invoice adalah dokumen komersial dengan stempel waktu yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barang atau jasa dibeli secara kredit, Invoice biasanya menentukan syarat-syarat kesepakatan dan memberikan informasi tentang metode pembayaran yang tersedia.
Jenis-jenis Invoice dapat mencakup tanda terima kertas, akta jual beli, nota debit, Invoice penjualan, atau catatan elektronik daring.
Dasar-dasar Invoice
Sebuah Invoice harus menyatakan bahwa itu adalah sebuah Invoice di bagian depan tagihan. Biasanya memiliki pengenal unik yang disebut nomor Invoice, yang berguna untuk referensi internal dan eksternal. Sebuah Invoice biasanya berisi informasi kontak untuk penjual atau penyedia layanan jika ada kesalahan terkait penagihan.
Syarat Pembayaran
Syarat pembayaran dapat diuraikan pada Invoice, serta informasi yang berkaitan dengan diskon, detail pembayaran awal, atau biaya keuangan yang dikenakan untuk keterlambatan pembayaran. Ini juga menyajikan biaya satuan suatu barang, total unit yang dibeli, biaya pengiriman barang, penanganan, pengiriman, dan biaya pajak terkait, dan menguraikan jumlah penuh yang terutang.
Waktu dan Pencetakan
Perusahaan dapat memilih untuk mengirim laporan akhir bulan sebagai Invoice untuk semua transaksi yang belum dibayar. Jika demikian, laporan tersebut harus menunjukkan bahwa tidak ada Invoice berikutnya yang akan dikirim. Secara historis, Invoice telah dicatat di atas kertas, seringkali dengan beberapa salinan yang dihasilkan, sehingga pembeli dan penjual masing-masing memiliki catatan transaksi.
Saat ini, Invoice yang dihasilkan komputer sangat umum. Mereka dapat dicetak sesuai permintaan atau dikirim melalui email ke masing-masing pihak. Catatan elektronik juga memungkinkan Anda untuk mencari dan mengurutkan transaksi dengan lebih mudah berdasarkan nomor, tanggal, barang, atau klien.
Pro Forma
Invoice pro forma adalah tagihan penjualan awal yang dikirim ke pembeli sebelum pengiriman atau pengiriman barang. Invoice biasanya akan menjelaskan barang yang dibeli dan informasi penting lainnya, seperti berat pengiriman dan biaya transportasi. Invoice pro forma seringkali berperan dalam transaksi internasional, terutama untuk tujuan bea cukai pada impor.
Tanggal Invoice
Tanggal Invoice mewakili waktu dan tanggal yang dicap waktu di mana barang telah ditagih dan transaksi secara resmi dicatat. Oleh karena itu, tanggal Invoice memiliki informasi pembayaran penting, karena menentukan durasi kredit dan tanggal jatuh tempo tagihan. Ini sangat penting bagi entitas yang menawarkan kredit, seperti net 30, yang berarti pembayaran jatuh tempo dalam 30 hari.
Demikian pula, perusahaan yang menawarkan opsi kepada pelanggan untuk mengembalikan barang biasanya memiliki tenggat waktu berdasarkan jumlah hari tertentu dari bukti pembelian, sebagaimana ditunjukkan pada Invoice.
E-Invoice
Sejak munculnya era komputer, orang dan bisnis merasa lebih mudah untuk mengandalkan Invoice elektronik sebagai alternatif dokumen kertas. Invoice elektronik, atau e-Invoice, adalah bentuk penagihan elektronik yang menghasilkan, menyimpan, dan memantau dokumen terkait transaksi antara pihak-pihak dan memastikan persyaratan perjanjian mereka terpenuhi.
Dokumen elektronik ini dapat mencakup Invoice dan tanda terima, pesanan pembelian, nota debit dan kredit, syarat dan instruksi pembayaran, dan slip pengiriman uang. Invoice digital biasanya dikirim melalui email, halaman web, atau aplikasi. Keuntungannya meliputi hal berikut:
- Kepermanenan dan ketahanan terhadap kerusakan fisik
- Kemudahan pencarian dan penyortiran untuk nama, istilah, atau tanggal tertentu
- Peningkatan kemampuan audit
- Kemampuan untuk mencetak atau mereproduksi sesuai permintaan
- Kapasitas untuk pengumpulan data dan kecerdasan bisnis
- Pengurangan penggunaan kertas
E-invoicing mencakup beberapa teknologi dan opsi entri dan digunakan sebagai istilah umum untuk menggambarkan metode apa pun di mana sebuah Invoice secara elektronik disajikan kepada pelanggan untuk pembayaran. Beberapa standar e-invoicing, seperti EDIFACT dan UBL, telah dikembangkan di seluruh dunia untuk memfasilitasi adopsi dan efisiensi.
Invoices dan Hutang Usaha
Invoice melacak penjualan produk untuk pengendalian inventaris, akuntansi, dan tujuan pajak, yang membantu melacak utang usaha dan kewajiban serupa yang jatuh tempo. Banyak perusahaan mengirimkan produk dan mengharapkan pembayaran di kemudian hari, sehingga jumlah total yang harus dibayar menjadi utang usaha bagi pembeli dan piutang usaha bagi penjual.
Invoice zaman sekarang dikirimkan secara elektronik, bukan berbasis kertas. Jika sebuah Invoice hilang, pembeli dapat meminta salinannya dari penjual. Penggunaan Invoice menunjukkan adanya kredit, karena penjual telah mengirimkan produk atau menyediakan layanan tanpa menerima uang tunai di muka.
Invoice dan Pengendalian Internal
Invoice adalah elemen penting dari pengendalian internal akuntansi. Beban pada sebuah Invoice harus disetujui oleh personel manajemen yang bertanggung jawab. Alternatifnya, sebuah Invoice dicocokkan dengan pesanan pembelian, dan setelah merekonsiliasi informasi tersebut, pembayaran dilakukan untuk transaksi yang disetujui. Sebuah firma audit memastikan Invoice dimasukkan ke dalam periode akuntansi yang sesuai saat menguji pemutusan beban.
