Kaizen adalah filosofi bisnis Jepang yang mendorong peningkatan berkelanjutan yang melibatkan karyawan di semua tingkatan perusahaan. Kata kaizen sering diterjemahkan sebagai “perubahan menjadi lebih baik.”
Konsep kaizen mencakup berbagai macam ide. Ide-ide tersebut meliputi membuat lingkungan kerja lebih efisien dengan menciptakan suasana tim, meningkatkan proses dan prosedur, memastikan keterlibatan karyawan, dan membuat pekerjaan lebih memuaskan, tidak melelahkan, dan lebih aman. Saat ini banyak perusahaan di seluruh dunia mempraktikkan kaizen dalam satu bentuk atau lainnya.
Memahami Kaizen
Tujuan kaizen adalah membuat perubahan kecil selama kurun waktu tertentu untuk mendorong peningkatan berkelanjutan dalam suatu perusahaan. Proses kaizen mengakui bahwa perubahan kecil saat ini dapat menghasilkan dampak besar di masa mendatang. Pada akhirnya, hal itu dapat berarti kontrol kualitas yang lebih baik, proses yang lebih efisien, dan penghapusan pemborosan, di antara manfaat lainnya.
Di bawah kaizen, peningkatan dapat dimulai oleh setiap karyawan kapan saja. Filosofinya adalah bahwa setiap orang memiliki kepentingan dalam keberhasilan perusahaan dan setiap orang harus berusaha, setiap saat, untuk membantu menjadikan bisnis lebih baik. Banyak perusahaan di seluruh dunia telah mengadopsi konsep kaizen. Yang paling terkenal, produsen mobil Toyota telah lama menerapkan kaizen dalam organisasinya dan menggambarkannya sebagai salah satu nilai intinya. Untuk meningkatkan sistem produksinya, Toyota mendorong dan memberdayakan semua karyawan untuk mengidentifikasi area yang berpotensi ditingkatkan dan menciptakan solusi yang layak.
Kaizen Bekerja Prinsip-prinsip Utama
Kaizen sering dipecah menjadi serangkaian prinsip utama.
Misalnya, Institut Kaizen, yang didirikan oleh Masaaki Imai, penulis buku tahun 1986 yang membantu memopulerkan istilah tersebut, mencantumkannya sebagai:
- Kenali pelanggan Anda
- Biarkan mengalir (menghilangkan pemborosan, atau aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah, dari alur kerja)
- Masuk ke gemba (tempat hal-hal benar-benar terjadi, seperti lantai pabrik)
- Berdayakan orang
- Bersikap transparan
Kaizen yang mendasarinya adalah pengakuan bahwa orang-orang yang melakukan tugas dan aktivitas tertentu paling mengetahui tentang mereka. Memberdayakan orang-orang tersebut untuk melakukan perubahan adalah strategi terbaik untuk perbaikan. Idealnya, kaizen akan tertanam kuat dalam budaya perusahaan.
Kaizen berpendapat bahwa tidak ada akhir yang sempurna dan bahwa segala sesuatu dapat ditingkatkan, sehingga orang harus berusaha untuk terus berkembang dan berinovasi.
Manfaat Kaizen
Kaizen menawarkan banyak manfaat potensial bagi perusahaan. Manfaat tersebut meliputi:
- Peningkatan produktivitas
- Pengurangan limbah
- Manajemen sumber daya yang lebih baik
- Peningkatan kualitas
- Keselamatan yang lebih baik
- Biaya yang lebih rendah
- Kepuasan pelanggan yang lebih besar
- Peningkatan kerja sama dan komunikasi
- Kepuasan dan moral karyawan yang lebih tinggi4
- Kaizen dan Siklus PDCA
Proses perbaikan yang digunakan dalam kaizen sering kali mengikuti format siklus PDCA, yang pertama kali dikembangkan di AS pada tahun 1920-an. PDCA adalah singkatan dari Plan-Do-Check-Act.Fase Plan mencakup pengajuan dan pemetaan perubahan sehingga setiap orang tahu apa yang diharapkan ketika tim mencoba memecahkan masalah.Tahap Do menerapkan apa pun yang tampaknya menjadi solusi terbaik untuk masalah tersebut.
Langkah Check melibatkan evaluasi solusi untuk masalah tersebut untuk melihat apakah berhasil.
Ketika sebuah perusahaan Bertindak, perusahaan tersebut menentukan apakah solusi tersebut harus menjadi standar perusahaan atau perlu perubahan lebih lanjut. Jika manajer memutuskan untuk menerapkan lebih banyak perubahan, kaizen kembali ke langkah Rencana dan prosesnya dimulai lagi.
Strategi Inventaris Tepat Waktu
Salah satu tujuan utama dari proses kaizen adalah untuk mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi dalam siklus produksi. Strategi inventaris tepat waktu (JIT) memungkinkan manajemen untuk meminimalkan kelebihan inventaris dengan mencocokkan pengiriman bahan baku dari pemasok dengan jadwal produksi.
Strategi JIT merupakan bagian dari Sistem Produksi Toyota (TPS), yang sekarang digunakan oleh banyak perusahaan. JIT membantu produsen menghemat uang dengan mengurangi biaya penyimpanan inventaris. Strategi ini juga mengurangi pemborosan karena perusahaan tidak memiliki inventaris tambahan jika pelanggan membatalkan atau menunda pesanan.5
Inovasi Jepang lainnya, kanban adalah sistem kontrol inventaris yang digunakan bersama dengan strategi JIT. Sistem ini memberi karyawan isyarat visual yang memberi tahu mereka kapan saatnya memesan suku cadang dan bahan saat persediaan habis.
Sistem ini mengandalkan kartu berwarna yang melacak produksi dan memberi tahu karyawan saat tiba waktunya untuk mengisi kembali komponen atau material yang dibutuhkan. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk segera memesan komponen dalam jumlah yang tepat dari pemasok dan mengirimkannya ke tempat yang membutuhkan di pabrik. Tujuan kanban adalah untuk memastikan kelancaran jalur perakitan pabrik dan mencegah terjadinya kemacetan.
Kesimpulan
Kaizen adalah sebuah filosofi sekaligus sistem praktis untuk memfasilitasi perbaikan berkelanjutan di sebuah perusahaan. Sejak awal mulanya di Jepang, terutama sebagai cara untuk meningkatkan proses manufaktur, Kaizen telah menyebar ke seluruh dunia dan ke berbagai jenis industri.
