Apa itu Administrative Expense?
Administrative expense atau biaya administrasi adalah biaya yang dikeluarkan organisasi yang tidak secara langsung terkait dengan fungsi pokok tertentu seperti manufaktur, produksi, atau penjualan. Biaya overhead ini terkait dengan organisasi secara keseluruhan, bukan dengan departemen atau unit bisnis individual.
Memahami Administrative Expense
Administrative expense meliputi gaji manajemen senior dan biaya yang terkait dengan layanan atau pasokan umum; misalnya, hukum, akuntansi, pekerjaan administratif, dan teknologi informasi. Biaya-biaya ini cenderung tidak terkait langsung dengan produksi barang atau jasa bisnis dan biasanya tidak termasuk dalam margin kotor.
Perusahaan mengeluarkan administrative expense untuk melakukan operasional standar (misalnya, mengelola penggajian atau tunjangan kesehatan), meningkatkan pengawasan dan efisiensi, dan/atau kepatuhan terhadap hukum dan peraturan. Pada laporan laba rugi, administrative expense muncul di bawah harga pokok penjualan (HPP) dan dapat ditampilkan secara keseluruhan dengan biaya lain seperti biaya umum atau penjualan.
Beberapa administrative expense bersifat tetap, karena biaya tersebut dikeluarkan sebagai bagian dari fondasi operasi bisnis. Pengeluaran ini akan tetap ada terlepas dari tingkat produksi atau penjualan yang terjadi. Administrative expense lainnya bersifat semi-variabel. Sebagai contoh, sebuah bisnis akan selalu menggunakan listrik dalam jumlah minimum untuk menjaga lampu tetap menyala. Di luar batas tersebut, pelaku bisnis dapat mengambil langkah-langkah untuk mengurangi tagihan listriknya.
Karena bisnis dapat menghilangkan administrative expense tanpa berdampak langsung pada produk yang dijual atau diproduksi, biaya ini biasanya menjadi yang pertama dalam antrean pemotongan anggaran. Manajemen lebih terfokus untuk mempertahankan agar administrative expense tetap rendah dibandingkan dengan biaya lainnya, karena hal ini memungkinkan bisnis untuk memanfaatkan leverage secara lebih efektif. Rasio biaya penjualan terhadap administrative expense dapat membantu perusahaan untuk mengukur berapa banyak pendapatan penjualan yang dialokasikan untuk menutupi biaya administrasi.
Perusahaan dapat mengurangkan dari pengembalian pajak mereka administrative expense yang wajar, biasa, dan diperlukan untuk operasi bisnis. Biaya-biaya ini harus dikeluarkan selama kegiatan usaha yang biasa dilakukan dan dikurangkan pada tahun terjadinya.
Jenis-jenis Administrative Expense yang Lain
Upah dan tunjangan untuk karyawan tertentu, seperti staf akuntansi dan TI, dianggap sebagai administrative expense. Semua kompensasi dan tunjangan eksekutif dianggap sebagai administrative expense. Sewa gedung, asuransi, langganan, utilitas, dan perlengkapan kantor dapat diklasifikasikan sebagai biaya umum atau administrative expense.
Berdasarkan aset yang disusutkan, biaya penyusutan dapat diklasifikasikan sebagai biaya umum, administratif, atau penjualan (pemasaran). Organisasi dapat memilih untuk memasukkan biaya konsultasi dan hukum sebagai administrative expense juga. Namun, biaya penelitian dan pengembangan (R&D) tidak dianggap sebagai administrative expense.
Untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang biaya yang terkait dengan pengoperasian unit bisnis tertentu, perusahaan dapat mengalokasikan administrative expense ke masing-masing departemen berdasarkan persentase pendapatan, pengeluaran, luas area, atau ukuran lainnya. Secara internal, hal ini memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan apakah hendak memperluas atau mengurangi unit bisnis individu.
Contoh Administrative Expense
Sebagai contoh, jika Perusahaan XYZ menghabiskan $4.000 per bulan untuk listrik dan mencatatnya sebagai administrative expense, maka perusahaan dapat mengalokasikan biaya tersebut berdasarkan luas area yang digunakan oleh masing-masing departemen. Anggaplah:
- Fasilitas produksi seluas 2.000 kaki persegi
- Fasilitas manufaktur seluas 1.500 kaki persegi
- Kantor akuntansi seluas 750 kaki persegi
- Kantor penjualan seluas 750 kaki persegi
Perusahaan ini menempati area seluas 5.000 kaki persegi. Tagihan listrik dapat dialokasikan sebagai berikut:
- Produksi: $1.600 atau (2.000 / 5.000) x $4.000
- Manufaktur: $1.200 atau (1.500 / 5.000) x $4.000
- Akuntansi: $600 atau (750 / 5.000) x $4.000
- Penjualan: $600 atau (750 / 5.000) x $4.000