Apa itu Incidental Expenses (IE)?
Incidental Expenses adalah gratifikasi dan biaya kecil lainnya yang dikeluarkan saat menjalankan bisnis. Biaya-biaya ini dikeluarkan selain biaya besar seperti biaya hotel dan harga tiket.
Incidental Expenses yang terkait dengan biaya transportasi, makanan, dan akomodasi adalah hal yang umum saat seorang karyawan melakukan perjalanan bisnis. Seorang karyawan yang naik taksi dari bandara ke hotel akan mengeluarkan biaya untuk taksi dan hotel serta Incidental Expenses seperti uang tips untuk pengemudi taksi dan staf hotel.
Biaya kecil lainnya seperti potong rambut atau perlengkapan mandi kemungkinan akan digolongkan sebagai biaya pribadi karena biaya tersebut tetap diperlukan dan dibayar di rumah.
Memahami Incidental Expense
Biaya-biaya yang bersifat Incidental Expenses dan kebijakan serta prosedur yang mengaturnya biasanya tercakup dalam buku pedoman karyawan perusahaan. Incidental Expenses akan dikategorikan sebagai biaya bisnis atau pribadi, dan dibatasi dalam jumlah, kualitas, atau jumlah nominal. Perusahaan dapat menetapkan tarif per diem untuk biaya yang dikeluarkan karyawan saat bepergian atau melakukan bisnis.
Prosedur perusahaan untuk penggantian biaya dapat mengharuskan Incidental Expenses dibayar:
- Oleh karyawan secara pribadi
- Dengan kartu kredit perusahaan
- Dari kas kecil
- Dari akun imprest perusahaan
Ada beberapa fakta kunci terkait dengan Incidental Expense dan bagaimana pengembaliannya atau pemotongannya saat pajak:
- Seorang karyawan dapat diberi penggantian biaya Incidental Expense oleh pemberi kerjanya. Hal ini merupakan kebijakan perusahaan dan sebaiknya dijelaskan dalam buku panduan karyawan.
- Pemberi kerja dapat mengurangi biaya Incidental Expense yang telah diganti, hingga batas maksimum per diem yang bervariasi tergantung wilayah.
- Kebanyakan pengurangan Incidental Expense untuk individu, termasuk biaya bisnis yang tidak diganti, dihilangkan dengan Undang-Undang Reformasi Pajak yang mulai berlaku pada tahun 2018. Pengurangan ini tetap tersedia hanya untuk beberapa wajib pajak seperti anggota cadangan Angkatan Bersenjata, pejabat pemerintah daerah, dan seniman pertunjukan yang memenuhi syarat.
Prosedur perusahaan harus mencakup aturan untuk melacak Incidental Expense untuk tujuan akuntansi dan pajak. Karyawan perlu menyimpan catatan rinci tentang setiap pembelian. Karyawan harus merangkum catatan ini dalam laporan pengeluaran yang didukung dengan kwitansi asli yang membuktikan pembayaran dan mengirimkannya ke perusahaan.
Incidental Expense yang dibayar oleh karyawan secara pribadi harus diganti dengan cek terpisah agar jelas bahwa pembayaran tersebut adalah penggantian biaya dan bukan penghasilan yang dapat dikenakan pajak pada karyawan.
Pajak dan Potongan untuk Incidental Expense
Perlakuan pajak terhadap Incidental Expense sangat berbeda antara karyawan dan perusahaan tempat mereka bekerja. Bisnis yang mengganti biaya Incidental Expense karyawan mereka dapat mengurangkannya, hingga batas tertentu. Individu dan pemilik tunggal dapat mengurangkan biaya beberapa makanan dan pengeluaran bisnis langsung lainnya, hingga batas tertentu. Namun, potongan untuk pengeluaran “miscellaneous” dihilangkan untuk sebagian besar wajib pajak dengan langkah-langkah reformasi pajak yang mulai berlaku pada tahun 2018.
Bagaimana Bisnis Mengurangi Incidental Expense
Perusahaan yang mengganti biaya perjalanan karyawan mereka dapat mengurangi biaya tersebut. Biaya-biaya tersebut dapat mencakup “Incidental Expense”, namun jumlah harian keseluruhan tidak boleh melebihi tarif per diem federal. Tarif ini bervariasi berdasarkan wilayah, dari sekitar $64 hingga sekitar $309.
Bagaimana Individu Mengurangi Incidental Expense
Sebagian besar individu tidak dapat mengurangi Incidental Expense dari pajak mereka, termasuk biaya pegawai yang tidak diganti, sejak perubahan undang-undang pajak yang berlaku pada tahun 2018. Formulir 2106 sebelumnya digunakan untuk melaporkan “potongan lain-lain” tetapi potongan tersebut telah dihapuskan untuk sebagian besar individu. Beberapa profesional, termasuk cadangan Angkatan Bersenjata, beberapa seniman pertunjukan, dan beberapa pejabat negara dan lokal, masih dapat menggunakan Formulir 2106.
Individu dan pemilik tunggal masih dapat mengurangi biaya lainnya, seperti biaya perjalanan, hadiah, dan biaya mobil, serta biaya lain yang “biasa dan diperlukan” dalam industri mereka. Secara umum, hanya 50% dari biaya makan yang dapat dikurangkan, dengan menggunakan potongan standar atau dengan mencatat biaya aktual.
Anda dapat mengurangi hingga $5 untuk Incidental Expense hanya jika Anda tidak mengurangi biaya makan.
Perlakuan pajak terhadap Incidental Expense yang dibayar atau diganti oleh bisnis bervariasi tergantung pada jenis dan wajib pajak. Secara umum, Incidental Expenses dapat dikurangkan jika mereka merupakan bagian dari biaya bisnis yang bersifat tambahan terhadap biaya utama yang:
- Ordinari dan diperlukan untuk kegiatan bisnis mereka masing-masing
- Biasanya terjadi dan diharapkan di daerah setempat
- Wajar dalam jumlahnya
Pengeluaran Incidental dan Ancillary
Pengeluaran Incidental yang bersifat ancillary terhadap biaya hadiah adalah hal yang umum ketika sebuah perusahaan memberikan hadiah kepada pelanggannya. Sebuah perusahaan yang memberikan hadiah semacam itu akan menanggung pengeluaran Incidental seperti kertas pembungkus, pita, busur, dan pengiriman selain biaya hadiah itu sendiri.
Pengeluaran Incidental dari hadiah bisnis seperti pembungkusan hadiah, ukiran, kemasan, pengiriman, asuransi, atau biaya terkait lainnya yang tidak menambah nilai substansial pada hadiah tidak dihitung ketika menentukan batas pengurangan untuk hadiah bisnis. Ini adalah hal yang baik karena pengurangan hadiah bisnis dibatasi hingga $25 per penerima dalam setiap tahun pajak. Setiap biaya di atas $25 dari hadiah yang diberikan kepada penerima tidak dapat dikurangkan.
Pengeluaran Incidental yang bersifat ancillary terhadap biaya properti yang rusak atau dicuri adalah hal yang umum ketika sebuah perusahaan mengalami musibah bisnis atau pencurian. Jika sebuah pabrik terbakar, perusahaan yang memilikinya harus membayar untuk memperbaiki atau mengganti pabrik tersebut dan dapat juga menanggung pengeluaran Incidental seperti pengobatan untuk cedera pribadi, biaya pemindahan dan penyimpanan, atau sewa untuk ruang pabrik sementara.
Pengeluaran Incidental dari musibah atau pencurian, seperti pengobatan untuk cedera pribadi, tempat tinggal sementara, bahan bakar, pemindahan, atau sewa untuk tempat tinggal sementara, tidak dapat dikurangkan sebagai kerugian musibah.
National Guard dan Reserve Travel
Anggota National Guard dan Reserve dapat mengklaim potongan di atas garis dari pendapatan kotor hingga tarif per diem federal untuk makanan, penginapan, dan Incidental Expenses perjalanan lebih dari 100 mil dengan menginap semalam untuk menghadiri pertemuan Guard atau Reserve. Mereka termasuk di antara sedikit wajib pajak individu yang masih memenuhi syarat untuk mengurangi beberapa Incidental Expenses menggunakan Formulir 2106.
Formulir dan Petunjuk Pengembalian Pajak untuk Incidental Expense
Publikasi IRS 535 mengulas biaya bisnis yang umum dan mencakup rincian biaya yang dapat dan tidak dapat dikurangkan. Publikasi ini mencantumkan formulir lain yang mungkin diperlukan untuk beberapa biaya tertentu.
Schedule C Profit or Loss From Business adalah formulir utama yang digunakan oleh pemilik tunggal untuk mencatat biaya bisnis. Formulir ini dilampirkan pada Formulir 1040.
Instruksi IRS untuk Schedule C merinci biaya mana yang dapat dikurangkan. Instruksi tersebut mencakup daftar formulir tambahan yang mungkin diperlukan jika Anda mengitemisasi potongan, tergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan dan jenis biaya yang Anda miliki.
