Istilah “hasil” adalah istilah manajemen proyek yang secara tradisional digunakan untuk menggambarkan barang atau jasa yang dapat diukur yang harus disediakan setelah penyelesaian suatu proyek. Deliverables dapat bersifat berwujud atau tidak berwujud. Misalnya, dalam sebuah proyek yang berfokus pada peningkatan teknologi suatu perusahaan, hasil yang dicapai mungkin mengacu pada akuisisi selusin komputer baru. Di sisi lain, untuk proyek perangkat lunak, penyampaian mungkin mengacu pada penerapan program komputer yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi komputasi piutang perusahaan.
Memahami Deliverables
Selain peralatan komputer dan program perangkat lunak, penyampaian dapat merujuk pada program pelatihan tatap muka atau online, serta sampel desain produk yang sedang dikembangkan. Dalam banyak kasus, kiriman disertai dengan instruksi manual.
Dokumentasi
Deliverables biasanya merupakan persyaratan yang diwajibkan secara kontrak, yang dirinci dalam perjanjian yang dibuat antara dua pihak terkait dalam suatu perusahaan, atau antara klien dan konsultan atau pengembang luar. Dokumentasi tersebut dengan tepat mengartikulasikan deskripsi kiriman, serta jadwal pengiriman dan ketentuan pembayaran.
Tonggak sejarah
Banyak proyek besar yang menyertakan pencapaian, yaitu tujuan dan target sementara yang harus dicapai pada titik waktu yang ditentukan. Milestone dapat mengacu pada sebagian dari hasil yang harus diselesaikan, atau mungkin hanya merujuk pada laporan kemajuan terperinci, yang menggambarkan status proyek saat ini.
Hasil Film
Dalam produksi film, kiriman mengacu pada serangkaian file audio, visual, dan dokumen yang harus diserahkan produsen kepada distributor. Materi audio dan visual umumnya mencakup campuran suara stereo dan Dolby 5.1, musik dan efek suara pada file terpisah, serta film lengkap dalam format tertentu. Pengiriman dokumen mencakup perjanjian lisensi yang ditandatangani dan dilaksanakan untuk semua musik, laporan kesalahan dan kelalaian, rilis pertunjukan untuk semua bakat di layar, daftar blok kredit yang akan muncul di semua karya seni dan iklan, serta lokasi, karya seni, dan rilis hukum logo. Hasil film juga berkaitan dengan elemen-elemen tambahan dari film itu sendiri. Barang-barang ini termasuk trailer, iklan TV, gambar diam publisitas yang difoto di lokasi syuting, dan karya hukum lainnya.
Jenis Kiriman
Deliverables Berwujud vs. Hasil Tidak Berwujud
Deliverables bisa berwujud atau tidak berwujud. Contoh dari hasil yang nyata adalah pembangunan kantor baru untuk menampung pekerja baru yang tidak sesuai dengan kantor lama atau pabrik manufaktur baru yang perlu dibangun untuk memenuhi peningkatan tingkat produksi. Contoh penyampaian yang tidak berwujud adalah program pelatihan bagi karyawan untuk mengajari mereka cara menggunakan perangkat lunak baru yang akan digunakan di perusahaan.
Deliverables Internal vs. Deliverables Eksternal
Kiriman internal adalah kiriman yang dilakukan sendiri dan diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek, mengirimkan barang, atau menyediakan layanan. Hasil internal tidak dilihat oleh pelanggan dan tidak dianggap final.
Mereka hanyalah hasil yang merupakan bagian dari langkah-langkah dalam sebuah proyek yang akan mengarah pada penyelesaian proyek tersebut. Misalnya, pembangunan pabrik untuk memproduksi lebih banyak barang guna memenuhi peningkatan permintaan pelanggan akan menjadi hasil internal. Hasil internal dalam manajemen proyek umumnya dikenal sebagai hasil proyek.
Sebaliknya, kiriman eksternal bersifat final dan diberikan kepada pelanggan. Dalam contoh di atas, penyerahan eksternal adalah barang akhir yang dihasilkan dari pabrik baru yang akan dibeli dan digunakan oleh pelanggan. Dalam manajemen proyek, kiriman eksternal umumnya dikenal sebagai kiriman produk.
Persyaratan untuk Deliverables
Pada awal suatu proyek, harus ada tujuan akhir yang jelas tentang apa yang ingin dicapai. Maka harus ada jalur yang jelas untuk mencapai tujuan tersebut. Seorang manajer proyek dapat menyusun garis waktu dengan hasil yang harus dipenuhi pada interval tertentu, yang merupakan pencapaiannya. Setiap proyek akan memiliki persyaratan berbeda untuk hasil yang harus diselesaikan pada tanggal pencapaian. Jenis proyek dapat berbasis proses, pendekatan bertahap, berbasis produk, atau perubahan kritis. Terlepas dari jenis proyeknya, semua tahapan akan ditetapkan, yang biasanya mencakup tahap inisiasi, tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, tahap pemantauan, dan tahap penutupan. Pada masing-masing fase ini, akan ada persyaratan untuk hasil yang berbeda-beda. Misalnya, pada tahap perencanaan, kiriman mungkin berupa laporan yang menguraikan keseluruhan proyek, sedangkan pada tahap pemantauan, kiriman akan berupa laporan kualitas produk baru yang dibuat.
Ketika sebuah proyek dimulai, akan ada rancangan kontrak yang mencantumkan harapan, jadwal, dan jenis hasil yang akan diberikan. Kontrak ini dapat dirancang secara internal dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi untuk hasil proyek dan dengan klien eksternal untuk hasil produk. Dokumentasi tertentu juga dapat berbentuk pernyataan kerja (SOW), yaitu dokumen yang dibuat pada awal proyek yang menguraikan semua aspek proyek yang dapat disepakati oleh banyak pihak untuk menetapkan harapan.
Kesimpulan
Deliverables adalah barang atau jasa yang dapat diukur yang perlu disediakan pada berbagai tahap proyek serta pada akhir proyek. Deliverables membantu menjaga proyek tetap berjalan sesuai rencana dan memungkinkan alokasi waktu dan uang yang efisien. Mereka membantu manajer tetap berada pada jalurnya dan sangat penting bagi keberhasilan bisnis.