Istilah Bureaucracy / Birokrasi mengacu pada organisasi yang kompleks yang memiliki sistem dan proses berlapis-lapis. Sistem dan proses yang diterapkan secara efektif membuat pengambilan keputusan menjadi lambat. Sistem dan proses tersebut dirancang untuk menjaga keseragaman dan kontrol dalam organisasi. Bureaucracy menggambarkan metode yang umumnya ditetapkan dalam pemerintahan dan organisasi besar, seperti perusahaan. Bureaucracy sangat penting dalam administrasi peraturan dan regulasi entitas.
Bagaimana Bureaucracy Bekerja
Proses Bureaucracy sering dikritik dan identik dengan redundansi, kesewenang-wenangan, dan ketidakefisienan. Orang sering menggunakan istilah-istilah seperti birokrat, birokratis, dan Bureaucracy dalam konteks yang negatif. Misalnya, menyebut seseorang sebagai birokrat menyiratkan bahwa ia adalah seorang pejabat pemerintah, sementara istilah birokratis menyiratkan bahwa prosedur lebih penting daripada efisiensi. Salah satu penggunaan kata Bureaucracy yang umum adalah kemampuan untuk membuat kemustahilan menjadi kenyataan. Namun, ada cara yang lebih seimbang untuk melihat Bureaucracy. Dari sudut pandang struktural, Bureaucracy berasal dari upaya untuk memimpin organisasi melalui sistem yang tertutup. Sistem-sistem ini dimaksudkan untuk menjadi formal dan kaku untuk menjaga ketertiban. Mungkin karakteristik Bureaucracy yang paling mudah diidentifikasi adalah penggunaan prosedur hirarkis untuk menyederhanakan atau menggantikan keputusan yang bersifat otonom. Seorang birokrat membuat asumsi implisit tentang sebuah organisasi dan bagaimana organisasi tersebut beroperasi. Salah satu asumsinya adalah bahwa entitas tidak dapat bergantung pada sistem operasi yang terbuka, yang terlalu kompleks atau terlalu tidak pasti untuk bertahan hidup. Sebaliknya, sistem yang tertutup dan ditinjau secara rasional harus diterapkan dan diikuti.
Bureaucracy vs Tata Kelola vs Administrasi
Bureaucracy tidak sama dengan tata kelola atau administrasi. Beberapa struktur administrasi tidak bersifat birokratis, dan banyak Bureaucracy yang bukan merupakan bagian dari struktur administrasi. Lalu apa bedanya? Perbedaannya terletak pada tujuan masing-masing sistem. Bureaucracy memastikan kebenaran prosedural terlepas dari keadaan atau tujuannya. Tata kelola mencakup proses, prosedur, dan sistem yang diterapkan oleh organisasi untuk:
- Membuat keputusan
- Menugaskan individu yang membuat keputusan tersebut
- Memberikan pengawasan
- Mengumpulkan data dan melaporkan hasil kinerja
Di sisi lain, administrasi mengarahkan sumber daya organisasi ke arah tujuan objektif seperti menghasilkan keuntungan atau memberikan layanan. Dalam masyarakat industri modern, Bureaucracy ganda sering terjadi antara perusahaan swasta dan badan pengatur pemerintah. Setiap kali Bureaucracy peraturan ada untuk memaksakan aturan pada kegiatan bisnis, perusahaan swasta dapat menciptakan Bureaucracy untuk menghindari pelanggaran peraturan tersebut.
Kritik terhadap Bureaucracy
Struktur Bureaucracy cenderung melihat ke belakang, mengidentifikasi prosedur yang bekerja dengan baik di masa lalu. Perspektif ke belakang ini menciptakan konflik dengan para wirausahawan dan inovator yang lebih memilih konsep berwawasan ke depan dan berusaha mengidentifikasi cara-cara di mana proses dapat ditingkatkan. Misalnya, proses agile yang melakukan perbaikan melalui proses berulang yang ditandai dengan pengorganisasian diri dan akuntabilitas. Seiring berjalannya waktu, Bureaucracy yang kaku mengurangi efisiensi operasional, terutama dibandingkan dengan organisasi pesaing yang tidak memiliki Bureaucracy yang besar. Kerugian dalam efisiensi paling terasa dalam situasi di mana Bureaucracy juga digunakan untuk melindungi struktur kekuasaan yang sudah mapan dari persaingan. Kekakuan Bureaucracy dan proteksionisme klasik lazim terjadi di pemerintahan AS. Sebagai contoh, memecat karyawan yang berkinerja buruk sulit dilakukan karena ada proses pemecatan yang sulit yang telah ditetapkan.
Contoh Bureaucracy
Contoh Bureaucracy ada di sekitar kita. Tempat kerja, sekolah, pemerintah, semuanya biasanya memiliki struktur hierarki dengan individu-individu yang mengisi posisi berdasarkan keterampilan atau prestasi (nyata atau yang dirasakan). Dalam sebuah artikel Harvard Business Review, James L. Heskett mempertanyakan apakah Bureaucracy adalah hal yang baik dalam pemerintahan atau bisnis swasta. Artikel tersebut menggambarkan Bureaucracy sebagai entitas yang berfokus pada hak-hak keputusan daripada pengambilan keputusan dan menyatakan bahwa “mereka tidak diciptakan untuk berunding atau berpikir.” Menurut komentar dari para kontributor artikel tersebut, “Bureaucracy terlalu sering hanya memikirkan diri mereka sendiri dan memperluas kekuasaan dan pengaruh orang-orang yang mengepalainya.” Beberapa kontributor artikel yang bekerja di lembaga pemerintah membela peran Bureaucracy sambil mengakui bahwa reformasi Bureaucracy dapat memberikan otonomi yang lebih besar bagi para pengambil keputusan. Komentar lain mencatat bahwa Bureaucracy pemerintah AS efektif dalam menciptakan Glass-Steagall Act tahun 1933, yang menetapkan ketentuan untuk memisahkan perbankan komersial dan investasi, dan program-program sosial yang dibuat melalui New Deal. New Deal merupakan inisiatif Presiden Franklin D. Roosevelt, juga pada tahun 1933, di mana banyak program sosial yang membantu Amerika Serikat pulih dari Depresi Besar.
Asal-usul Bureaucracy
Konsep Bureaucracy sudah cukup tua, sejak zaman dinasti Han di Cina. Namun interpretasi modern dari ide tersebut berasal dari abad ke-18 di Prancis. Istilah Bureaucracy merupakan kata campuran yang akar katanya berasal dari bahasa Prancis dan Yunani. Kata ini terdiri dari kata Prancis bureau, yang berarti meja atau kantor, dan istilah Yunani kratein, yang berarti memerintah. Penggunaan kedua kata ini digabungkan secara longgar berarti memerintah oleh atau dari meja atau kantor. Kata ini pertama kali digunakan secara resmi di Prancis setelah Revolusi Prancis. Dari sana, kata dan konsep ini menyebar ke seluruh dunia. Sosiolog Jerman abad ke-19, Max Weber, adalah salah satu cendekiawan pertama yang menggunakan istilah ini dan memperluas pengaruhnya. Dia menggambarkan konsep Bureaucracy dalam arti positif (ideal) dan menganggap Bureaucracy yang ideal adalah Bureaucracy yang efisien dan rasional. Dia percaya bahwa Bureaucracy mendefinisikan dengan jelas peran individu yang terlibat dan membantu mempersempit fokus tujuan administratif. Bagi Weber, Bureaucracy adalah kunci dari kapitalisme, karena Bureaucracy memungkinkan organisasi untuk tetap bertahan meskipun individu-individu datang dan pergi.
Kesimpulan
Bureaucracy ada di sekitar kita, mulai dari perusahaan tempat kita bekerja hingga pemerintah yang memerintah negara-negara di dunia. Bureaucracy ada untuk memastikan bahwa segala sesuatunya berjalan dengan efisien dan sesuai dengan aturan-yaitu, orang-orang mengikuti aturan, apakah itu untuk melakukan pemeriksaan kesehatan dan keselamatan saat bekerja, mendapatkan izin untuk proyek pembangunan, atau untuk mengakses tunjangan dari pemerintah. Meskipun seharusnya membantu menjaga semua orang tetap berada di jalur yang benar, Bureaucracy sering dikritik karena tidak praktis dan lebih menekankan pada prosedur dan kebijakan daripada efisiensi. Terlepas dari bagaimana perasaan Anda terhadap mereka-apakah itu positif atau negatif-Bureaucracy tidak akan hilang. Faktanya, Bureaucracy merupakan bagian dari struktur banyak organisasi.