Business Continuity Plan (BCP) adalah sistem pencegahan dan pemulihan dari potensi ancaman terhadap perusahaan. Rencana ini memastikan bahwa personel dan aset terlindungi dan dapat berfungsi dengan cepat jika terjadi bencana.
Memahami Business Continuity Plan (BCP)
BCP melibatkan pendefinisian setiap dan semua risiko yang dapat memengaruhi operasi perusahaan, menjadikannya bagian penting dari strategi manajemen risiko organisasi. Risiko dapat berupa bencana alam-kebakaran, banjir, atau peristiwa yang berhubungan dengan cuaca-dan serangan siber. Setelah risiko diidentifikasi, rencana tersebut juga harus mencakup:
- Menentukan bagaimana risiko-risiko tersebut akan mempengaruhi operasi
- Menerapkan perlindungan dan prosedur untuk mengurangi risiko
- Menguji prosedur untuk memastikan bahwa prosedur tersebut bekerja dengan baik
- Meninjau proses untuk memastikan bahwa proses tersebut sudah mutakhir
BCP adalah bagian penting dari bisnis apa pun. Ancaman dan gangguan berarti hilangnya pendapatan dan biaya yang lebih tinggi, yang menyebabkan penurunan profitabilitas. Dan bisnis tidak dapat mengandalkan asuransi saja karena tidak mencakup semua biaya dan pelanggan yang pindah ke pesaing. Rencana ini umumnya disusun terlebih dahulu dan melibatkan masukan dari para pemangku kepentingan dan personil.
Manfaat Business Continuity Plan
Bisnis rentan terhadap berbagai bencana yang bervariasi dari yang kecil hingga bencana besar. Perencanaan keberlanjutan bisnis biasanya dimaksudkan untuk membantu perusahaan terus beroperasi jika terjadi bencana besar seperti kebakaran. BCP berbeda dengan rencana pemulihan bencana, yang berfokus pada pemulihan sistem TI perusahaan setelah terjadi krisis. Pertimbangkan sebuah perusahaan keuangan yang berbasis di kota besar. Perusahaan ini mungkin menerapkan BCP dengan mengambil langkah-langkah termasuk mencadangkan komputer dan file kliennya di luar kantor. Jika terjadi sesuatu pada kantor pusat perusahaan, kantor satelitnya masih bisa mengakses informasi penting. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah BCP mungkin tidak akan efektif jika sebagian besar populasi terkena dampak, seperti dalam kasus wabah penyakit. Meskipun demikian, BCP dapat meningkatkan manajemen risiko-mencegah penyebaran gangguan. BCP juga dapat membantu mengurangi waktu henti jaringan atau teknologi, sehingga menghemat uang perusahaan.
Cara Membuat Business Continuity Plan
Ada beberapa langkah yang harus diikuti oleh banyak perusahaan untuk mengembangkan BCP yang solid. Langkah-langkah tersebut meliputi:
- Analisis Dampak Bisnis: Di sini, bisnis akan mengidentifikasi fungsi dan sumber daya terkait yang sensitif terhadap waktu. (Lebih lanjut mengenai hal ini di bawah).
- Pemulihan: Pada bagian ini, bisnis harus mengidentifikasi dan mengimplementasikan langkah-langkah untuk memulihkan fungsi bisnis yang kritis.
- Organisasi: Sebuah tim kontinuitas harus dibentuk. Tim ini akan menyusun rencana untuk mengelola gangguan.
- Pelatihan: Tim kontinuitas harus dilatih dan diuji. Anggota tim juga harus menyelesaikan latihan yang membahas rencana dan strategi.
Perusahaan juga dapat membuat daftar periksa yang berisi rincian penting seperti informasi kontak darurat, daftar sumber daya yang mungkin dibutuhkan tim kontinuitas, tempat penyimpanan data cadangan dan informasi lain yang diperlukan, serta personil penting lainnya. Bersamaan dengan menguji tim kontinuitas, perusahaan juga harus menguji BCP itu sendiri. BCP harus diuji beberapa kali untuk memastikan bahwa BCP dapat diterapkan pada berbagai skenario risiko yang berbeda. Hal ini akan membantu mengidentifikasi kelemahan dalam rencana yang kemudian dapat diidentifikasi dan diperbaiki.
Analisis Dampak Keberlangsungan Bisnis
Bagian penting dalam mengembangkan BCP adalah analisis dampak keberlangsungan bisnis. Analisis ini mengidentifikasi dampak dari gangguan fungsi dan proses bisnis. Analisis ini juga menggunakan informasi untuk membuat keputusan tentang prioritas dan strategi pemulihan. FEMA menyediakan lembar kerja dampak operasional dan keuangan untuk membantu menjalankan analisis kelangsungan bisnis. Lembar kerja ini harus diisi oleh manajer fungsi dan proses bisnis yang memahami bisnis dengan baik. Lembar kerja ini akan merangkum hal-hal berikut:
Dampak – baik finansial maupun operasional – yang berasal dari hilangnya fungsi dan proses bisnis individu
- Mengidentifikasi kapan hilangnya suatu fungsi atau proses akan mengakibatkan dampak bisnis yang telah diidentifikasi
- Menyelesaikan analisis ini dapat membantu perusahaan mengidentifikasi dan memprioritaskan proses yang memiliki dampak paling besar pada fungsi keuangan dan operasional bisnis. Titik di mana mereka harus dipulihkan secara umum dikenal sebagai “tujuan waktu pemulihan.”
Business Continuity Plan vs Rencana Pemulihan Bencana
BCP dan rencana pemulihan bencana memiliki sifat yang serupa, namun BCP berfokus pada teknologi dan infrastruktur teknologi informasi (TI). BCP lebih mencakup dan berfokus pada seluruh organisasi, seperti layanan pelanggan dan rantai pasokan.
BCP berfokus pada pengurangan biaya atau kerugian secara keseluruhan, sementara rencana pemulihan bencana hanya melihat pada waktu henti teknologi dan biaya terkait. Rencana pemulihan bencana cenderung hanya melibatkan personil TI – yang membuat dan mengelola kebijakan. Namun, BCP cenderung memiliki lebih banyak personil yang terlatih dalam proses potensial.
Kesimpulan
Business Continuity Plan (BCP) dibuat untuk membantu mempercepat pemulihan organisasi dalam menghadapi ancaman atau bencana. Rencana ini menempatkan mekanisme dan fungsi untuk memungkinkan personel dan aset meminimalkan waktu henti perusahaan. BCP mencakup semua risiko organisasi jika terjadi bencana, seperti banjir atau kebakaran.