Human Resource Planning (HRP) / Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah proses berkelanjutan dari perencanaan sistematis untuk mencapai penggunaan aset paling berharga suatu organisasi secara optimal—karyawan yang berkualitas. Perencanaan SDM memastikan kesesuaian terbaik antara karyawan dan pekerjaan sekaligus menghindari kekurangan atau kelebihan tenaga kerja.
Ada empat langkah utama dalam proses SDM. Langkah-langkah tersebut meliputi analisis pasokan tenaga kerja saat ini, perkiraan permintaan tenaga kerja, penyeimbangan permintaan tenaga kerja yang diproyeksikan dengan pasoka, dan dukungan terhadap tujuan organisasi. SDM merupakan investasi penting bagi bisnis apa pun karena memungkinkan perusahaan tetap produktif dan menguntungkan.
Untuk Apa SDM Digunakan?
Karyawan merupakan bagian penting dari bisnis apa pun. Tanpa tenaga kerja yang kuat, pendapatan kemungkinan akan berkurang dan perusahaan akan gulung tikar. SDM dirancang untuk mencegah hal ini terjadi. Misinya adalah mengidentifikasi kebutuhan perekrutan dan pelatihan saat ini dan di masa mendatang.
SDM memungkinkan perusahaan untuk merencanakan ke depan sehingga mereka dapat mempertahankan pasokan karyawan terampil yang stabil. Proses ini digunakan untuk membantu perusahaan mengevaluasi kebutuhan mereka dan merencanakan ke depan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Manajemen SDM harus cukup fleksibel untuk menghadapi tantangan kepegawaian jangka pendek sekaligus beradaptasi dengan perubahan kondisi lingkungan bisnis dalam jangka panjang. Untuk membantu mencegah hambatan di masa mendatang dan memenuhi tujuan mereka, manajer SDM harus membuat rencana untuk melakukan hal-hal berikut:
- Menemukan dan menarik karyawan yang terampil
- Memilih, melatih, dan memberi penghargaan kepada kandidat terbaik
- Menjaga motivasi karyawan
- Mengatasi ketidakhadiran dan menangani konflik
- Perencanaan suksesi
- Mempromosikan karyawan atau memberhentikan sebagian dari mereka
- Memantau tren yang dapat memengaruhi penawaran dan permintaan di masa mendatang
Mengidentifikasi keahlian perusahaan dan menargetkan keterampilan yang dibutuhkan perusahaan memungkinkannya untuk mencapai tujuan bisnis secara strategis dan siap menghadapi tantangan di masa mendatang.
Tujuan Human Resource Planning (HRP)
Tujuan perencanaan SDM adalah memiliki jumlah staf yang optimal untuk menghasilkan uang paling banyak bagi perusahaan. Dengan tetap memperhatikan hal ini dan mencapai HRP yang efektif, perusahaan dapat:
- Mendapatkan hasil terbaik dari karyawan saat ini dan meningkatkan nilai mereka
- Memiliki keunggulan kompetitif dalam industrinya
- Lebih mampu menanggapi tantangan dan beradaptasi dengan perubahan
Tantangan Perencanaan Sumber Daya Manusia (HRP)
HRP menawarkan banyak keuntungan, tetapi bukan tanpa tantangan. Masa depan tidak mudah diprediksi. Terobosan teknologi dapat mengubah segalanya, seperti halnya peristiwa angsa hitam. Masalah seperti karyawan yang jatuh sakit dan pesaing yang lebih kaya atau lebih bergengsi memburu staf juga dapat menyebabkan masalah serius.
Selain itu, seiring meningkatnya globalisasi, departemen SDM akan menghadapi kebutuhan untuk menerapkan praktik baru guna mengakomodasi peraturan ketenagakerjaan pemerintah yang berbeda-beda di setiap negara. Meningkatnya penggunaan pekerja jarak jauh oleh banyak perusahaan juga akan memengaruhi HRP dan akan mengharuskan departemen SDM untuk menggunakan metode dan alat baru untuk merekrut, melatih, dan mempertahankan pekerja.
Perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk menghadapi tantangan jenis ini dengan lebih baik jika mereka dapat beradaptasi dan terus memantau dunia di sekitar mereka. Semakin siap perusahaan menghadapi peristiwa yang berdampak pada sumber daya manusianya, semakin baik pula perusahaan dapat menanganinya dan berpotensi memanfaatkannya. Ada pula tantangan dari HRP yang menyita waktu dan berpotensi mahal. HRP menawarkan manfaat tetapi butuh waktu lama untuk menuainya.
Tingkat keterlibatan karyawan yang tinggi dapat menjadi hal penting bagi keberhasilan perusahaan. Jika perusahaan memiliki karyawan terbaik dan praktik terbaik, hal itu dapat berarti perbedaan antara kelesuan dan produktivitas, yang membantu membawa perusahaan menuju profitabilitas. Namun, seperti kebanyakan investasi penting, butuh waktu lama agar upaya ini membuahkan hasil. Pada awalnya, HRP akan menjadi penghambat keuntungan.
Empat Langkah Perencanaan Sumber Daya Manusia (HRP)
Ada empat langkah umum dan luas yang terlibat dalam proses HRP. Setiap langkah perlu diambil secara berurutan untuk mencapai tujuan akhir, yaitu mengembangkan strategi yang memungkinkan perusahaan berhasil menemukan dan mempertahankan cukup banyak karyawan yang memenuhi syarat untuk memenuhi kebutuhannya.
1. Menganalisis Pasokan Tenaga Kerja
Langkah pertama dari HRP adalah mengidentifikasi pasokan sumber daya manusia perusahaan saat ini. Dalam langkah ini, departemen SDM mempelajari kekuatan organisasi berdasarkan jumlah karyawan, keterampilan, kualifikasi, posisi, tunjangan, dan tingkat kinerja mereka.
2. Meramalkan Permintaan Tenaga Kerja
Langkah kedua mengharuskan perusahaan untuk menguraikan masa depan tenaga kerjanya. Di sini, departemen SDM dapat mempertimbangkan apa pun yang menjadi faktor kebutuhan masa depan perusahaan, termasuk promosi, pensiun, PHK, dan mutasi. Departemen SDM juga dapat melihat kondisi eksternal yang memengaruhi permintaan tenaga kerja, seperti teknologi baru yang dapat meningkatkan atau mengurangi kebutuhan pekerja.
3. Menyeimbangkan Permintaan Tenaga Kerja dengan Pasokan
Langkah ketiga dalam proses HRP adalah memperkirakan permintaan tenaga kerja. HR membuat analisis kesenjangan yang menjabarkan kebutuhan khusus untuk mempersempit pasokan tenaga kerja perusahaan versus permintaan di masa mendatang. Analisis ini sering kali akan menghasilkan serangkaian pertanyaan, seperti:
- Haruskah karyawan mempelajari keterampilan baru?
- Apakah perusahaan membutuhkan lebih banyak manajer?
- Apakah semua karyawan memanfaatkan kekuatan mereka dalam peran mereka saat ini?
4. Mengembangkan dan Menerapkan Rencana
Jawaban atas pertanyaan dari analisis kesenjangan membantu HR menentukan cara melanjutkan, yang merupakan fase terakhir dari proses HRP. HR sekarang harus mengambil langkah-langkah praktis untuk mengintegrasikan rencananya dengan seluruh perusahaan. Departemen membutuhkan anggaran, kemampuan untuk menerapkan rencana, dan upaya kolaboratif dengan semua departemen untuk melaksanakan rencana tersebut.
Kesimpulan
Karyawan yang berkualitas adalah aset perusahaan yang paling berharga. HRP melibatkan pengembangan strategi untuk memastikan bahwa bisnis memiliki pasokan karyawan yang memadai untuk memenuhi kebutuhannya dan dapat menghindari kelebihan atau kekurangan pekerja. Ada empat langkah umum dalam mengembangkan strategi tersebut: pertama, menganalisis pasokan tenaga kerja perusahaan saat ini; kedua, menentukan kebutuhan tenaga kerja perusahaan di masa mendatang; ketiga, menyeimbangkan kebutuhan tenaga kerja perusahaan dengan pasokan karyawannya; dan keempat, mengembangkan dan menerapkan rencana SDM di seluruh organisasi. Strategi SDM yang solid dapat membantu perusahaan menjadi produktif dan menguntungkan.
