Accounting Information System (AIS) melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh pengguna internal untuk melaporkan informasi kepada investor, kreditor, dan otoritas pajak. SIA umumnya merupakan metode berbasis komputer untuk melacak aktivitas akuntansi bersama dengan sumber daya teknologi informasi. SIA menggabungkan praktik akuntansi tradisional, seperti penggunaan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (GAAP), dengan sumber daya teknologi informasi modern.
Bagaimana Accounting Information System (AIS) Digunakan
Accounting Information System berisi berbagai elemen penting dalam siklus akuntansi. Meskipun informasi yang terkandung dalam sistem bervariasi di antara industri dan ukuran bisnis, SIA yang umum mencakup data yang berkaitan dengan pendapatan, pengeluaran, informasi pelanggan, informasi karyawan, dan informasi pajak. Data spesifik termasuk pesanan penjualan dan laporan analisis, permintaan pembelian, faktur, register cek, inventaris, penggajian, buku besar, neraca saldo, dan informasi laporan keuangan.
Accounting Information System harus memiliki struktur basis data untuk menyimpan informasi. Struktur database ini biasanya diprogram dengan bahasa query yang memungkinkan manipulasi tabel dan data. SIA memiliki banyak field untuk memasukkan data serta mengedit data yang telah disimpan sebelumnya. Selain itu, Accounting Information System sering kali merupakan platform yang sangat aman dengan langkah-langkah pencegahan yang diambil terhadap virus, peretas, dan sumber eksternal lainnya yang mencoba mengumpulkan informasi. Keamanan siber semakin penting karena semakin banyak perusahaan yang menyimpan data mereka secara elektronik.
Berbagai output dari Accounting Information System menunjukkan fleksibilitas kemampuan manipulasi datanya. SIA menghasilkan laporan termasuk laporan umur piutang berdasarkan informasi pelanggan, jadwal penyusutan aset tetap, dan neraca percobaan untuk pelaporan keuangan. Daftar pelanggan, perhitungan perpajakan, dan tingkat persediaan juga dapat direproduksi. Namun, korespondensi, memo, atau presentasi tidak termasuk dalam SIA karena item-item tersebut tidak berhubungan langsung dengan pelaporan keuangan atau pembukuan perusahaan.
Manfaat Accounting Information System
Interfacing Antar Departemen
Accounting Information System berusaha untuk berinteraksi dengan berbagai departemen. Di dalam sistem, departemen penjualan dapat mengunggah anggaran penjualan. Informasi ini digunakan oleh tim manajemen inventaris untuk melakukan penghitungan inventaris dan pembelian bahan. Setelah pembelian inventaris, sistem dapat memberi tahu departemen utang usaha tentang faktur baru. SIA juga dapat berbagi informasi tentang pesanan baru sehingga departemen manufaktur, pengiriman, dan layanan pelanggan mengetahui adanya penjualan tersebut.
Pengendalian Internal
Bagian integral dari Accounting Information System berkaitan dengan pengendalian internal. Kebijakan dan prosedur dapat ditempatkan di dalam sistem untuk memastikan bahwa informasi pelanggan, vendor, dan bisnis yang sensitif dijaga di dalam perusahaan. Melalui penggunaan persetujuan akses fisik, persyaratan login, log akses, otorisasi, dan pemisahan tugas, pengguna dapat dibatasi hanya pada informasi yang relevan yang diperlukan untuk menjalankan fungsi bisnis mereka.