Administrative Expenses adalah biaya yang dikeluarkan organisasi yang tidak secara langsung terkait dengan fungsi inti tertentu seperti manufaktur, produksi, atau penjualan. Biaya overhead ini terkait dengan organisasi secara keseluruhan, bukan dengan departemen atau unit bisnis individual.
Memahami Administrative Expenses
Administrative Expenses dapat mencakup gaji manajemen senior dan biaya yang terkait dengan layanan atau pasokan umum; misalnya, hukum, akuntansi, pekerjaan klerikal, dan teknologi informasi. Biaya-biaya ini cenderung tidak terkait langsung dengan produksi barang atau jasa bisnis dan biasanya tidak termasuk dalam margin kotor. Perusahaan mengeluarkan Administrative Expenses untuk melakukan operasi dasar (misalnya, mengelola penggajian atau tunjangan kesehatan), meningkatkan pengawasan dan efisiensi, dan / atau mematuhi hukum dan peraturan. Pada laporan laba rugi, Administrative Expenses muncul di bawah harga pokok penjualan (HPP) dan dapat ditampilkan secara agregat dengan biaya lain seperti biaya umum atau penjualan. Beberapa beban administrasi bersifat tetap, karena beban tersebut timbul sebagai bagian dari dasar operasi bisnis. Beban-beban ini akan tetap ada terlepas dari tingkat produksi atau penjualan yang terjadi. Administrative Expenses lainnya bersifat semi-variabel. Sebagai contoh, sebuah bisnis akan selalu menggunakan listrik dalam jumlah minimum untuk menjaga lampu tetap menyala. Di luar titik itu, bisnis dapat mengambil langkah-langkah untuk mengurangi tagihan listriknya. Karena sebuah bisnis dapat menghilangkan Administrative Expenses tanpa berdampak langsung pada produk yang dijual atau diproduksi, biaya-biaya ini biasanya menjadi yang pertama dalam antrean pemotongan anggaran. Manajemen sangat termotivasi untuk mempertahankan Administrative Expenses yang rendah dibandingkan dengan biaya lainnya, karena hal ini memungkinkan bisnis untuk memanfaatkan leverage secara lebih efektif. Rasio biaya penjualan terhadap Administrative Expenses membantu perusahaan untuk mengukur berapa banyak pendapatan penjualan yang dialokasikan untuk menutupi Administrative Expenses. Perusahaan dapat mengurangi Administrative Expenses yang wajar, biasa, dan diperlukan untuk operasi bisnis. Biaya-biaya ini harus dikeluarkan selama kegiatan bisnis yang biasa dan dikurangkan pada tahun terjadinya.
Jenis Administrative Expenses Lainnya
Upah dan tunjangan untuk karyawan tertentu, seperti staf akuntansi dan TI, dianggap sebagai Administrative Expenses. Semua kompensasi dan tunjangan eksekutif dianggap sebagai Administrative Expenses. Sewa gedung, asuransi, langganan, utilitas, dan perlengkapan kantor dapat diklasifikasikan sebagai biaya umum atau Administrative Expenses. Tergantung pada aset yang disusutkan, biaya penyusutan dapat diklasifikasikan sebagai biaya umum, administratif, atau penjualan (pemasaran). Organisasi dapat memilih untuk memasukkan biaya konsultasi dan hukum sebagai Administrative Expenses juga. Namun, biaya penelitian dan pengembangan (R&D) tidak dianggap sebagai Administrative Expenses. Untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang biaya yang terkait dengan menjalankan unit bisnis tertentu, perusahaan dapat mengalokasikan Administrative Expenses ke masing-masing departemen berdasarkan persentase pendapatan, pengeluaran, luas area, atau ukuran lainnya. Secara internal, hal ini memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan tentang perluasan atau pengurangan unit bisnis individu.
Contoh Administrative Expenses
Sebagai contoh, jika Perusahaan XYZ menghabiskan $4.000 per bulan untuk listrik dan mencatatnya sebagai Administrative Expenses, maka perusahaan dapat mengalokasikan biaya tersebut berdasarkan luas area yang ditempati oleh masing-masing departemen. Asumsikan:
- Fasilitas produksi seluas 2.000 kaki persegi
- Fasilitas manufaktur seluas 1.500 kaki persegi
- Kantor akuntansi seluas 750 kaki persegi
- Kantor penjualan seluas 750 kaki persegi
Perusahaan menempati area seluas 5.000 kaki persegi. Tagihan listrik dapat dialokasikan sebagai berikut:
- Produksi: $1.600 atau (2.000 / 5.000) x $4.000
- Manufaktur: $1.200 atau (1.500 / 5.000) x $4.000
- Akuntansi: $600 atau (750 / 5.000) x $4.000
- Penjualan: $600 atau (750 / 5.000) x $4.000