Debit Note adalah dokumen yang digunakan oleh vendor untuk memberi tahu pembeli tentang kewajiban utang saat ini. Debit Note dapat memberikan informasi mengenai faktur yang akan datang atau berfungsi sebagai pengingat untuk dana yang saat ini jatuh tempo. Debit Note juga dapat dibuat oleh pembeli saat mengembalikan barang yang diterima secara kredit. Untuk barang yang dikembalikan, Debit Note akan menyertakan total kredit yang diantisipasi, inventaris barang yang dikembalikan, dan alasan pengembalian barang tersebut.
Cara Kerja Debit Note
Debit Note umumnya digunakan dalam transaksi bisnis ke bisnis. Transaksi ini sering kali melibatkan perpanjangan kredit, yang berarti vendor mengirimkan pengiriman barang ke perusahaan sebelum biaya pembeli dibayar. Debit Note memberi tahu pembeli bahwa penjual telah mendebit akun mereka. Meskipun barang nyata berpindah tangan, uang nyata tidak ditransfer sampai faktur yang sebenarnya diterbitkan. Debit dan kredit dicatat dalam sistem akuntansi untuk melacak persediaan yang dikirim dan pembayaran yang terutang. Debit Note terpisah dari faktur karena umumnya diformat dalam bentuk surat, dan mungkin tidak memerlukan pembayaran segera. Hal ini berlaku ketika Debit Note digunakan untuk menginformasikan kepada pembeli mengenai kewajiban utang yang akan datang berdasarkan jumlah yang belum ditagih secara resmi.
Pertimbangan Khusus
Beberapa perusahaan menggunakan Debit Note untuk menagih item yang bukan merupakan bisnis utama mereka. Sebagai contoh, jika perusahaan menyewakan sebagian ruang gudangnya, perusahaan dapat menerbitkan Debit Note untuk biaya sewa. Debit Note juga dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan dalam faktur. Misalnya, jika klien mengalami kekurangan tagihan pada faktur, Debit Note dapat diterbitkan untuk jumlah yang seharusnya ditagihkan. Selain dalam bentuk surat, Debit Note juga dapat diberikan dalam bentuk resi pengiriman dengan barang yang diterima. Meskipun jumlah yang harus dibayar dapat dicatat, pembayaran tidak diharapkan sampai faktur resmi dikirim ke pembeli. Hal ini dapat memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengembalikan barang, jika perlu, tanpa harus melakukan pembayaran terlebih dahulu. Beberapa Debit Note dapat dikirimkan sebagai kartu pos informasi yang hanya berfungsi sebagai pengingat akan utang yang dimiliki pembeli. Hal ini dapat membantu dalam kasus-kasus di mana penjual tidak yakin apakah faktur asli telah diterima atau ditinjau. Kartu pos juga dapat berisi informasi tentang bagaimana utang dapat diselesaikan, seperti informasi kontak yang relevan.
Fitur Debit Note
Debit Note dapat terlihat berbeda berdasarkan penerbitnya. Namun, ada beberapa komponen berbeda yang disertakan oleh setiap vendor pada dokumen ini. Berikut ini adalah daftar beberapa fitur Debit Note:
- Tanggal
- Nama dan alamat penjual
- Nama dan alamat pembeli
- Nama dan deskripsi barang
- Harga barang
- Total biaya pesanan
Debit Note vs Credit Note
Credit Note berbeda dengan Debit Note. Credit Note diterbitkan oleh pemasok atau penjual kepada pelanggan mereka. Dokumen ini memberitahukan kepada pelanggan bahwa ada kredit yang diterapkan ke akun mereka. Vendor dapat menerbitkan Credit Note jika:
- Terdapat kesalahan pada faktur, seperti kesalahan harga
- Pesanan diubah
- Barang rusak sebelum atau selama pengiriman
- Pelanggan menolak pesanan
Credit Note dapat digunakan untuk menutupi semua atau sebagian nilai tagihan. Namun, Credit Note bukanlah pengembalian dana. Ini menunjukkan bahwa akun pelanggan memiliki kredit pada file. Kredit ini dapat digunakan untuk mengimbangi biaya pembelian di masa mendatang.
Kesimpulan
Penjual dan pembeli biasanya membuat dan menyerahkan dokumen yang berkaitan dengan pertukaran barang dan jasa. Debit Note adalah salah satu dokumen yang dapat dikirimkan oleh kedua belah pihak kepada satu sama lain. Debit Note menunjukkan bahwa pembeli memiliki pembayaran yang tertunda atas pesanan atau dapat memberi tahu vendor bahwa pembeli melakukan penyesuaian pada sesuatu yang mereka pesan. Namun, jangan samakan dengan faktur, yang merupakan nota penjualan yang berisi informasi mengenai jenis barang yang dijual, harga, dan jumlah total pesanan.