General Ledger merupakan sistem pencatatan untuk data keuangan perusahaan, dengan catatan akun debit dan kredit yang divalidasi oleh neraca saldo. Buku ini menyediakan catatan setiap transaksi keuangan yang terjadi selama perusahaan beroperasi dan menyimpan informasi akun yang diperlukan untuk menyiapkan laporan keuangan perusahaan. Data transaksi dipisahkan, berdasarkan jenisnya, menjadi akun untuk aset, liabilitas, ekuitas pemilik, pendapatan, dan beban.
Cara Kerja General Ledger
General Ledger adalah fondasi sistem yang digunakan oleh akuntan untuk menyimpan dan mengatur data keuangan yang digunakan untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Transaksi diposting ke akun sub-buku besar individual, sebagaimana ditentukan oleh bagan akun perusahaan. Transaksi kemudian ditutup atau diringkas dalam General Ledger, dan akuntan membuat neraca saldo, yang berfungsi sebagai laporan saldo setiap akun buku besar. Neraca saldo diperiksa untuk mengetahui kesalahan dan disesuaikan dengan memposting entri tambahan yang diperlukan, dan kemudian neraca saldo yang disesuaikan digunakan untuk membuat laporan keuangan.
Cara Kerja General Ledger dengan Akuntansi Entri Ganda
General Ledger digunakan oleh bisnis yang menggunakan metode pembukuan entri ganda, yang berarti bahwa setiap transaksi keuangan memengaruhi setidaknya dua akun sub-buku besar, dan setiap entri memiliki setidaknya satu transaksi debit dan satu transaksi kredit. Transaksi entri ganda, yang disebut “entri jurnal,” diposting dalam dua kolom, dengan entri debit di sebelah kiri dan entri kredit di sebelah kanan, dan total semua entri debit dan kredit harus seimbang.
Persamaan akuntansi, yang mendasari akuntansi entri ganda, adalah sebagai berikut:
Assets−Liabilities=Stockholders’ Equity (Aset−Kewajiban=Ekuitas Pemegang Saham)
Neraca mengikuti format ini dan menunjukkan informasi pada tingkat akun terperinci. Misalnya, neraca menunjukkan beberapa akun aset, termasuk kas dan piutang, di bagian aset jangka pendeknya.
Metode akuntansi entri ganda bekerja berdasarkan persyaratan persamaan akuntansi bahwa transaksi yang dibukukan ke akun di sebelah kiri tanda sama dengan dalam rumus harus sama dengan total transaksi yang dibukukan ke akun (atau akun-akun) di sebelah kanan. Bahkan jika persamaan disajikan secara berbeda (seperti Aset = Kewajiban + Ekuitas Pemegang Saham), aturan penyeimbangan selalu berlaku.
Yang Diceritakan Buku Besar kepada Anda
Rincian transaksi yang terdapat dalam buku besar dikompilasi dan diringkas pada berbagai tingkatan untuk menghasilkan neraca saldo, laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, dan banyak laporan keuangan lainnya. Ini membantu akuntan, manajemen perusahaan, analis, investor, dan pemangku kepentingan lainnya menilai kinerja perusahaan secara berkelanjutan.
Ketika biaya melonjak dalam periode tertentu, atau perusahaan mencatat transaksi lain yang memengaruhi pendapatan, laba bersih, atau metrik keuangan utama lainnya, data laporan keuangan sering kali tidak menceritakan keseluruhan cerita. Dalam kasus jenis kesalahan akuntansi tertentu, menjadi perlu untuk kembali ke buku besar dan menggali detail setiap transaksi yang dicatat untuk menemukan masalahnya. Kadang-kadang hal ini dapat melibatkan peninjauan lusinan entri jurnal, tetapi sangat penting untuk mempertahankan laporan keuangan perusahaan yang andal dan bebas kesalahan serta kredibel.
Contoh Transaksi Neraca
Jika sebuah perusahaan menerima pembayaran dari klien untuk faktur senilai $200, misalnya, akuntan perusahaan menambah akun kas dengan debit $200 dan melengkapi entri dengan kredit, atau pengurangan, sebesar $200 ke piutang usaha. Jumlah debit dan kredit yang dicatat sama. Dalam hal ini, satu akun aset (kas) bertambah sebesar $200, sementara akun aset lainnya (piutang usaha) berkurang sebesar $200. Hasil akhirnya adalah bahwa baik kenaikan maupun penurunan hanya memengaruhi satu sisi persamaan akuntansi. Dengan demikian, persamaan tersebut tetap seimbang.
Contoh Transaksi Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi mengikuti rumusnya sendiri, yang bekerja sebagai berikut. Ketika sebuah perusahaan menerima pembayaran dari klien untuk penjualan suatu produk, uang tunai yang diterima ditabulasi dalam penjualan bersih bersama dengan penerimaan dari penjualan dan pengembalian lainnya. Biaya penjualan dikurangi dari jumlah tersebut untuk menghasilkan laba kotor untuk periode pelaporan tersebut. Laporan laba rugi juga akan memperhitungkan biaya-biaya lain, seperti biaya penjualan, umum, dan administrasi, penyusutan, bunga, dan pajak penghasilan. Selisih antara arus masuk dan arus keluar ini merupakan laba bersih perusahaan untuk periode pelaporan.
