Lead Time

Apa Itu Lead Time?

Lead Time adalah jumlah waktu yang berlalu dari awal suatu proses hingga kesimpulannya. Perusahaan meninjau Lead Time dalam manufaktur, manajemen rantai pasokan, dan manajemen proyek selama tahap pre-processing, processing, dan post-processing. Dengan membandingkan hasil dengan tolok ukur yang telah ditetapkan, mereka dapat menentukan di mana inefisiensi berada.

Mengurangi Lead Time dapat merampingkan operasi dan meningkatkan produktivitas, meningkatkan output dan pendapatan. Sebaliknya, Lead Time yang lebih lama berdampak negatif pada penjualan dan proses manufaktur.

Memahami Lead Time

Proses produksi dan manajemen inventaris dapat memengaruhi Lead Time. Terkait produksi, membangun semua elemen produk jadi di tempat mungkin memakan waktu lebih lama daripada menyelesaikan beberapa item di luar lokasi. Masalah transportasi dapat menunda pengiriman suku cadang yang diperlukan, menghentikan atau memperlambat produksi dan mengurangi output serta return on investment (ROI).

Menggunakan suku cadang dan tenaga kerja yang bersumber secara lokal dapat memperpendek Lead Time dan mempercepat produksi, dan sub-rakitan di luar lokasi dapat menghemat waktu tambahan. Mengurangi waktu produksi memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan produksi selama periode permintaan tinggi. Produksi yang lebih cepat dapat meningkatkan penjualan, kepuasan pelanggan, dan keuntungan perusahaan.

Manajemen inventaris yang efisien diperlukan untuk menjaga jadwal produksi dan memenuhi permintaan konsumen. Stockout terjadi ketika inventaris, atau stok, tidak tersedia sehingga mencegah pemenuhan pesanan pelanggan atau perakitan produk. Produksi berhenti jika suatu organisasi meremehkan jumlah stok yang dibutuhkan atau gagal melakukan pemesanan ulang dan pemasok tidak dapat segera mengisi kembali bahan. Ini bisa merugikan bagi keuntungan perusahaan.

Salah satu solusinya adalah menggunakan program vendor-managed inventory (VMI), yang menyediakan pengisian stok otomatis. Program-program ini seringkali berasal dari pemasok luar lokasi, menggunakan manajemen inventaris just-in-time (JIT) untuk pemesanan dan pengiriman komponen berdasarkan penggunaan.

Cara Menghitung Lead Time

Lead Time dapat dipecah menjadi beberapa komponen berbeda: pre-processing, processing, dan post-processing. Ini dapat didefinisikan atau dinyatakan secara berbeda, tetapi rumus umum untuk menghitung Lead Time adalah:

Lead Time = Waktu Pre-Processing + Waktu Processing + Waktu Post-Processing

Untuk perusahaan manufaktur, waktu pre-processing adalah tahap pengadaan di mana bahan baku disumberkan dan dikirim ke kantor pusat manufaktur atau pabrik pengolahan. Waktu processing adalah tahap manufaktur. Waktu post-processing adalah tahap pemrosesan pesanan dan pengiriman barang jadi kepada pelanggan.

Lead Time untuk Perusahaan Manufaktur = Waktu Pengadaan (untuk bahan baku) + Waktu Manufaktur + Waktu Pengiriman

Untuk perusahaan ritel, tidak ada waktu manufaktur karena perusahaan ritel tidak membuat barangnya sendiri. Selain itu, waktu pengadaan berbeda karena alih-alih pengadaan bahan baku, ia mencari produk akhir untuk kemudian dijual langsung ke pelanggan.

Lead Time untuk Perusahaan Ritel = Waktu Pengadaan (untuk produk akhir) + Waktu Pengiriman

Lead Time dan Rantai Pasokan

Lead Time bervariasi di antara sumber rantai pasokan, menyebabkan kesulitan dalam memprediksi kapan pengiriman barang diharapkan dan mengoordinasikan produksi. Seringkali hasilnya adalah kelebihan inventaris, yang membebani anggaran perusahaan.

Penjadwalan Lead Time memungkinkan penerimaan komponen yang diperlukan tiba bersamaan, dan mengurangi biaya pengiriman dan penerimaan. Beberapa penundaan Lead Time tidak dapat diantisipasi. Hambatan pengiriman karena kekurangan bahan baku, bencana alam, kesalahan manusia, dan masalah tak terkendali lainnya akan memengaruhi Lead Time. Untuk suku cadang penting, perusahaan dapat menggunakan pemasok cadangan untuk mempertahankan produksi. Bekerja dengan pemasok yang menyimpan inventaris di tangan sambil terus memantau penggunaan perusahaan membantu mengurangi masalah yang diakibatkan oleh peristiwa tak terduga.

Penimbunan suku cadang yang diperlukan mungkin mahal, tetapi mengurangi jumlah suku cadang surplus juga membantu membatasi biaya produksi. Salah satu solusinya adalah bagi perusahaan untuk menggunakan layanan kitting untuk mengatur inventaris mereka. Dengan layanan kitting, item inventaris dikelompokkan berdasarkan penggunaan spesifiknya dalam proyek. Pekerja menghemat waktu memilih dari kumpulan suku cadang yang lebih kecil, menjaga produksi tetap terorganisir dan efisien.

Pentingnya Lead Time yang Singkat

Lead Time yang singkat penting karena memengaruhi aspek keuangan, emosional, dan operasional perusahaan serta hubungannya dengan pelanggannya. Beberapa contoh spesifik pentingnya Lead Time yang singkat meliputi:

Lead Time yang Lebih Singkat Dapat Mengarah pada Pelanggan yang Lebih Bahagia. Pada intinya, lead time adalah konsep pengiriman barang kepada pelanggan secepat mungkin. Setelah pelanggan memesan, mereka seringkali tidak ingin menunggu terlalu lama. Ketika lead time singkat, pelanggan mendapatkan produk mereka lebih cepat dan kemungkinan besar akan memiliki kepuasan pelanggan yang lebih besar dalam pengalaman pembelian mereka.
Lead Time yang Lebih Singkat Dapat Mengarah pada Lebih Sedikit Keusangan. Barang dengan lead time yang panjang berisiko usang pada saat barang tersebut diproduksi. Ketika suatu produk memiliki jendela penyelesaian yang singkat, perusahaan memiliki risiko yang lebih kecil bahwa barang tersebut tidak lagi diminati pada saat selesai.
Lead Time yang Lebih Singkat Dapat Mengarah pada Biaya Tenaga Kerja yang Lebih Rendah. Jika perusahaan memprioritaskan peninjauan proses manufaktur internalnya, hal itu dapat menghilangkan inefisiensi dan mengurangi jam kerja yang tidak perlu. Ini menghasilkan pengurangan biaya dan pemanfaatan pekerja yang lebih efisien.
Lead Time yang Lebih Singkat Dapat Mengarah pada Lebih Banyak Pesanan. Jika pasar menyadari satu perusahaan memiliki lead time yang lebih singkat, perusahaan tersebut mungkin akan mendapatkan lebih banyak pesanan terutama jika permintaan akan produknya segera. Dengan asumsi hal-hal lain sama, ketika dua perusahaan memiliki produk yang serupa, pasar mungkin akan lebih cenderung memilih perusahaan yang dapat menyediakan barang lebih cepat.
Lead Time yang Lebih Singkat Dapat Mengarah pada Penempatan Modal yang Lebih Efisien. Ketika uang tunai terikat pada bahan baku, ia harus menunggu untuk diproses menjadi barang jadi dan dijual sebelum dikonversi kembali menjadi uang tunai. Semakin lama proses ini, semakin lama perusahaan tanpa modal yang dapat digunakan untuk memperluas operasi atau berkembang secara strategis.

Bagaimana Cara Mengurangi Lead Time

Meskipun seluruh proses manufaktur dan distribusi mungkin rumit dengan banyak tahapan, perusahaan dapat mengambil langkah-langkah untuk mengurangi Lead Time dan memperpendek jumlah hari untuk setiap proses. Pertimbangkan cara-cara berikut untuk mengurangi Lead Time:

Menghilangkan Proses yang Tidak Perlu. Cara termudah untuk memangkas Lead Time adalah dengan menghilangkan langkah atau prosedur yang tidak diperlukan untuk memfasilitasi penjualan. Ini mungkin berarti mengorbankan beberapa tinjauan kontrol kualitas atau menilai efisiensi proses manufaktur.
Memantau Metode Transportasi. Tidak semua metode transportasi diciptakan sama, dan beberapa mungkin hanya merupakan pilihan yang lebih baik. Hubungan ini juga tidak statis; apa yang mungkin ideal bulan ini harus berubah karena keadaan di luar kendali akibat kekurangan tenaga kerja, bencana alam, atau peraturan pemerintah. Sebuah perusahaan harus selalu memantau metode pengiriman apa yang digunakan oleh mereka dan pemasok mereka dan melihat apakah ada metode yang lebih disukai tersedia.
Memberikan Insentif untuk Layanan yang Lebih Baik. Baik itu memberikan insentif kepada pihak eksternal seperti pemasok atau pihak internal seperti karyawan, Lead Time dapat dikurangi dengan menetapkan target/ekspektasi dan memberikan penghargaan kepada mereka yang memenuhi ekspektasi tersebut. Meskipun mengakibatkan biaya tambahan bagi perusahaan, potensi peningkatan kuantitas penjualan dapat lebih besar daripada insentif atau pembayaran bonus yang diperlukan untuk memindahkan produk lebih cepat.
Pengadaan yang Berbeda. Beberapa pemasok bertindak lebih cepat daripada yang lain; beberapa pemasok mungkin juga lokal dan memerlukan ekspektasi pengiriman yang lebih pendek. Ketika mencoba mengurangi Lead Time, sebuah perusahaan harus menilai pemasoknya saat ini dan melihat di mana efisiensi dapat diperoleh.
Membawa Persediaan Lebih Tinggi. Di satu sisi, membawa lebih banyak persediaan menghasilkan biaya penyimpanan, keamanan, dan asuransi yang lebih tinggi dan memiliki risiko pencurian atau keusangan yang lebih besar. Di sisi lain, memiliki persediaan di tangan memungkinkan perusahaan untuk tidak perlu menunggu kiriman tiba.
Memesan Ulang Lebih Sering. Jika Anda tidak ingin membawa lebih banyak persediaan, pertimbangkan untuk melakukan pemesanan material lebih sering. Ini mungkin menghasilkan material yang sudah dalam perjalanan sebelum Anda menyadari bahwa Anda akan membutuhkannya. Meskipun Anda berisiko memiliki terlalu banyak persediaan di tangan, alternatifnya adalah merencanakan tingkat persediaan berlebih secara proaktif.
Mempromosikan Pembelajaran Internal. Proses manufaktur internal hanya seefisien pekerja yang mengetahui proses tersebut. Dengan memprioritaskan pelatihan silang dan peluang belajar, perusahaan mungkin akan memiliki jumlah tenaga kerja yang lebih kuat dengan staf yang lebih berpengetahuan dan mahir tentang proses tersebut.

Jenis-Jenis Lead Time

Ada tiga jenis utama Lead Time; masing-masing harus dipertimbangkan bersama-sama untuk menetapkan ekspektasi keseluruhan dari proses manufaktur. Oleh karena itu, ketiga jenis utama ini seringkali mengalir ke jenis keempat dari Lead Time agregat.

Customer Lead Time

Customer Lead Time adalah jumlah waktu antara saat pelanggan melakukan pemesanan dan saat pelanggan menerima produk. Ini termasuk waktu antara saat pelanggan melakukan pemesanan online dan perusahaan menerima konfirmasi pesanan. Kemudian, ini mencakup seluruh proses manufaktur, proses pengiriman, dan proses pengantaran.

Material Lead Time

Material Lead Time adalah jumlah waktu antara saat perusahaan menyadari kebutuhan akan bahan baku dan saat bahan-bahan tersebut secara fisik diperoleh. Perusahaan seringkali diberitahu oleh sistem manajemen persediaan saat pesanan diproses. Lead Time ini dapat dipengaruhi oleh sistem informasi yang memberi tahu manajemen ketika tingkat persediaan saat ini rendah. Ini juga dapat dipengaruhi oleh pemesanan, pengiriman, pengantaran, dan pemenuhan oleh pemasok.

Production Lead Time

Setelah material diterima, Production Lead Time dimulai. Ini adalah jumlah waktu antara saat perusahaan memiliki semua sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi suatu produk dan saat menyelesaikan proses manufaktur. Tidak seperti Lead Time lainnya, seluruh Lead Time ini harus dapat dikelola secara internal dan bergantung pada faktor internal seperti limbah, tenaga kerja, efisiensi peralatan, ketersediaan APD, dan waktu henti mesin.

Cumulative Lead Time

Lead Time di atas dapat digabungkan untuk menciptakan Lead Time keempat, dan perusahaan dapat melacak Cumulative Lead Time yang berbeda. Misalnya, sebuah perusahaan mungkin tertarik pada Lead Time internal (yaitu, dari saat bahan baku didapatkan hingga produk akhir diproduksi).

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Lead Time

Menganalisis rumus Lead Time untuk perusahaan manufaktur, faktor-faktor yang memengaruhi Lead Time dapat dibagi menjadi tiga kategori: faktor pengadaan, faktor manufaktur, dan faktor pengiriman.

Faktor Lead Time Pengadaan

Faktor Lead Time pengadaan semuanya berkaitan dengan pengadaan bahan baku untuk produksi. Perusahaan yang mapan dengan hubungan yang kuat dengan pemasok mungkin kurang terpengaruh oleh faktor-faktor ini; namun, ketika mengandalkan perusahaan eksternal, selalu ada risiko bahwa Lead Time akan terganggu karena kegagalan eksternal dalam pengiriman. Faktor Lead Time pengadaan yang meningkatkan Lead Time meliputi:

Perusahaan belum mengetahui bahan baku apa yang mereka butuhkan.
Perusahaan lambat dalam mengajukan permintaan pembelian.
Perusahaan tidak memiliki pemasok pilihan untuk bahan baku tertentu.
Perusahaan ingin menegosiasikan harga atau ketentuan pembelian.
Perusahaan memiliki proses inspeksi yang rumit untuk barang yang dikirim.

Faktor Lead Time Manufaktur

Faktor Lead Time manufaktur relatif semuanya dapat dikontrol oleh perusahaan. Tahap proses penjualan yang hanya internal ini berarti perusahaan dapat mengubah proses, personel, atau peralatan untuk meningkatkan atau memperburuk Lead Time. Berlawanan dengan dua faktor Lead Time lainnya, perusahaan seharusnya memiliki keleluasaan penuh atas faktor Lead Time manufaktur. Faktor-faktor yang mengakibatkan Lead Time yang lebih lama meliputi:

Tata letak atau lokasi pabrik pengolahan tidak efisien.
Perusahaan memiliki layanan listrik atau utilitas yang tidak memadai.
Perusahaan kesulitan memiliki tenaga kerja yang cukup dan mahir.
Perusahaan tidak dapat secara efisien mentransfer barang jadi ke gudangnya untuk distribusi.
Perusahaan menghadapi peraturan pemerintah yang menghambat atau memperlambat proses manufaktur.
Kegagalan peralatan atau pemeliharaan berkala yang diperlukan memperlambat proses produksi.
Perusahaan menunggu suku cadang khusus atau custom yang dibutuhkan untuk memproduksi barang.
Perusahaan harus mengerjakan ulang produk karena kurangnya kualitas.

Faktor Lead Time Pengiriman

Ketika produk jadi dikirim ke pelanggan, banyak faktor di luar kendali perusahaan. Meskipun perusahaan dapat mengontrol seberapa cepat suatu barang keluar dari jalur produksi dan masuk ke kapal pengiriman, perusahaan seringkali berada di bawah kendali metode pengiriman apa pun yang mereka pilih. Faktor-faktor ini meliputi:

Perusahaan memilih metode pengiriman yang lebih lambat dan lebih hemat biaya.
Kondisi alam atau cuaca menghambat proses pengiriman.
Perusahaan gagal mengumpulkan informasi pembayaran yang akurat dan harus secara tidak efisien mengalihkan pengiriman.
Perusahaan salah menangani pengiriman dan harus menyiapkan pengiriman yang lebih aman dan terjamin.
Faktor eksternal seperti gangguan manajemen rantai pasokan menyebabkan masalah transportasi yang luas.

Contoh Lead Time

Bayangkan sebuah festival besar yang berlangsung pada minggu pertama bulan Agustus setiap tahun yang menarik rata-rata 100.000 orang dan biasanya menjual 15.000 kaus festival. Vendor yang memasok kaus membutuhkan satu hari kerja untuk menyelesaikan desain kaus, satu hari kerja untuk melakukan proofing dan membuat perbaikan yang diperlukan, satu hari kerja untuk mencetak kaus, dan dua hari kerja untuk mengirimkan barang.

Lead Time dalam contoh ini adalah lima hari kerja. Dengan kata lain, penyelenggara festival perlu memesan kaus dari pemasok kaus setidaknya lima hari kerja sebelum pembukaan festival agar kaus tiba tepat waktu.

Tentu saja, Lead Time tersebut dapat dipersingkat dalam beberapa situasi ekstrem jika pembeli bersedia membayar premi. Jika penjualan kaus pada hari pertama festival melebihi ekspektasi, penyelenggara festival dapat memutuskan untuk memesan kaus tambahan pada hari kedua dengan harapan dapat dikirimkan pada hari ketiga.

Karena kaus sudah didesain dan disetujui, itu berarti lima hari Lead Time dapat dikurangi menjadi tiga. Untuk memenuhi Lead Time yang dipersingkat itu, vendor perlu mencetak kaus tambahan secepat mungkin untuk mengirimkannya semalam agar tiba keesokan paginya.

Faktor-faktor tambahan dapat memengaruhi Lead Time dalam contoh ini. Jika penyelenggara festival menginginkan persentase tertentu dari kaus berwarna fuchsia dan vendor tidak secara rutin menyimpan kaus fuchsia dalam stok, hal itu dapat meningkatkan Lead Time karena vendor perlu memesan kaus dalam warna tersebut.